Het beste e-mailformaat: Wat je e-mailhandtekening zegt over je bedrijf
5 May 2023
Heb je ooit een e-mail ontvangen die praktisch onleesbaar is? Hoeveelheden tekst, slechte lettertypen en over het algemeen gewoon te moeilijk om te lezen? Nou, die afzender heeft geen rekening gehouden met het gebruik van een goed e-mailformaat.
Een professioneel e-mailformaat kan een externe e-mail maken of breken en de manier waarop een interne boodschap wordt ontvangen veranderen.
E-mail is een krachtig zakelijk hulpmiddel, dus je moet weten hoe je de perfecte e-mail opstelt. Lees verder om te leren hoe je e-mails formatteert zodat ze altijd aansluiten bij je doelen.
Wat is een e-mailformaat?
Un format d'e-mail fait référence à la manière dont votre e-mail est conçu. Un format d'e-mail est sa disposition et sa structure. Cela inclut des éléments tels que des images, des pièces jointes et la forme d'écriture. Il existe plusieurs formats que vous pouvez utiliser, chacun avec ses avantages et inconvénients.
Par exemple, le HTML est parfait pour créer des e-mails attrayants avec des images, des vidéos et des liens intégrés. Le texte enrichi fonctionne bien pour intégrer des mises en forme de texte comme les soulignements et les italiques.
Un bon format d'email inclut également une signature email professionnelle avec des coordonnées précises.Zodra je een relatie hebt opgebouwd met de persoon met wie je bericht, helpt een e-mailhandtekening om betrokkenheid te vergroten.
Hoe je e-mails formatteert
Elke online gids kan je leren hoe je e-mails moet opmaken. Maar in de meeste gevallen is er meer aan opmaak dan je op het eerste gezicht zou denken. Iets zo simpels als de juiste grootte van de e-mailhandtekeningbanner kan het verschil maken voor de leesbaarheid.
De belangrijkste dingen om te onthouden bij het beslissen hoe je e-mails het beste kunt formatteren, zijn:
Begin met een gepaste begroeting
Houd paragrafen kort en verdeel grote tekstblokken
Gebruik een consistente toon gedurende de gehele e-mail
Sluit je e-mail af met een beleefde afsluiting
Gebruik een professionele e-mailhandtekening
Houd de e-mailinhoud beknopt en gefocust
Het is belangrijk om de e-mailinhoud beknopt en gefocust te houden. Zorg ervoor dat je boodschap duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Vermijd onnodige informatie die de kans dat de ontvanger reageert, kan verminderen.
Wees bewust van het type e-mail dat je schrijft. Als het een formele e-mail is, houd dan de toon professioneel. Als het een informele e-mail is, kun je een meer ontspannen en conversatietoon gebruiken. De toon die je gebruikt, kan ook verschillen afhankelijk van de generatie van je ontvanger.
Een formele e-mail schrijven is niet altijd nodig
In sommige gevallen heeft een e-mail geen formele toon nodig. Alleen omdat je een professionele e-mail opstelt, betekent niet dat je geen samentrekkingen of afkortingen kunt gebruiken. Soms is het belangrijk dat de e-mail is geschreven door een echt persoon voor een andere echt persoon.
Gewone tekst vs HTML-e-mailformaat
HTML en platte tekst zijn de meest voorkomende e-mailindelingen. E-mails in platte tekst zijn eenvoudig en rechttoe rechtaan. Ze bevatten meestal geen visuele elementen en worden vaak gebruikt voor interne communicatie.
Voordelen van platte tekstformaat
Compatibel met alle apparaten
Laadt snel
Nadelen van platte tekstindeling
Kleurloos, stijl- en beeldloos met weinig opmaakcontrole
Moelijk om prestaties te volgen
HTML-e-mailformat wordt meestal gebruikt voor marketing- en promotiedoeleinden. Het wordt vaak gebruikt om de eerste contactmomenten met calls-to-action (CTA's) te maken, maar ook om persoonlijke relaties tussen zakenpartners op te bouwen.
Voordelen van HTML-indeling
HTML kan links met trackingparameters bevatten
Veel visueler
HTML-tekst nadelen
HTML kan zich anders gedragen in verschillende browsers en e-mailclients
CSS-code-elementen kunnen virussen verbergen
Schrijf je e-mail met een doel
Bij het gebruik van het juiste e-mailformaat is het belangrijk dat je met een doel schrijft. Hoewel dit voor de hand liggend lijkt, wil je na het eerste contact met een ontvanger niet overbelasten.
Houd je bericht beknopt en to the point, met een vriendelijke en informele toon. Wanneer je om een reactie vraagt, wees dan specifiek over wat nodig is en maak het gemakkelijk om te antwoorden. Je e-mailhandtekening moet ook relevante contactgegevens bevatten, zoals je e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsinformatie.
Waarom een e-mailhandtekening zo belangrijk is
Een e-mailindeling die een handtekening bevat, is om verschillende redenen belangrijk. Het voegt een persoonlijke noot toe aan het einde van een bericht. Het omvat professionele contactpunten met essentiële contactinformatie.
De handtekening in e-mailformaat moet professioneel zijn om lezers te verzekeren dat uw e-mail echt is en van een echt persoon komt. Een e-mailhandtekening vermeldt ook de functie van de afzender binnen het bedrijf, wat de authenticiteit bevordert.
Je kunt meer artikelen lezen op de Exclaimer Blog over het creëren van de perfecte e-mailhandtekening om je bedrijf te vertegenwoordigen. En ons e-mailhandtekeningbeheerplatform is ideaal voor het eenvoudig creëren en beheren van zakelijke e-mailhandtekeningen, met een drag-and-drop-editor om je op weg te helpen.
Het is essentieel om het juiste e-mailformaat te krijgen
Het juiste e-mailformaat is essentieel om de communicatie met collega's open te houden, en het beheersen van de structuur is van vitaal belang. Onze richtlijnen moeten je een goed inzicht geven in hoe je elke e-mail kunt aanpakken.
En met Exclaimer kun je elke keer weer afsluiten met een professionele e-mailhandtekening. Probeer Exclaimer gratis of vraag vandaag nog een online demo aan.
