Hoe de mailboxgrootte in Office 365 te vergroten: Een stapsgewijze handleiding

Contents of article

Het effectief beheren van de grootte van uw Office 365-postbus is essentieel om soepele e-mailoperaties te garanderen en onderbrekingen in communicatie te voorkomen.

Deze handleiding loodst u door de stappen om de grootte van uw postbus in Office 365 te vergroten en biedt enkele beste praktijken voor het onderhouden van een gezonde postbus.

Begrip van de opslaglimiet van de Office 365-postbus

Office 365-postvakken worden geleverd met vooraf gedefinieerde opslaglimieten, die variëren op basis van uw abonnement. Doorgaans hebben standaard Office 365-postvakken een limiet van 50 GB voor Business Basic en Standard plannen, terwijl Premium en Enterprise plannen 100 GB bieden.

Het overschrijden van uw postvakquota kan leiden tot teruggestuurde e-mails, verminderde prestaties en andere operationele problemen. Daarom is het essentieel om uw postvakgrootte proactief te monitoren en te beheren.

Veelvoorkomende problemen met Office 365-postvakopslag

Bedrijven raken vaak snel hun opslaglimiet van hun Office 365-postvak kwijt vanwege het hoge volume van dagelijkse e-mailuitwisselingen.

Belangrijke uitdagingen met betrekking tot de opslag van het Office 365-postvak zijn capaciteitsbeperkingen, beheersproblemen en prestatiezorgen.

Hier zijn de belangrijkste problemen waarmee gebruikers en beheerders worden geconfronteerd:

1. Limieten en overschrijdingen van postvakquota

Office 365-plannen hebben specifieke opslaglimieten voor postvakken. Gebruikers ondervinden vaak problemen wanneer ze deze limieten overschrijden. Wanneer een postvak bijna de opslaglimiet bereikt, worden waarschuwingsmeldingen verzonden, maar deze worden soms over het hoofd gezien, wat leidt tot het blokkeren van het verzenden/ontvangen van e-mails.

Gedeelde postvakken en archiefpostvakken hebben ook hun eigen opslaglimieten, en het overschrijden van deze limieten kan serviceonderbrekingen veroorzaken.

2. Retentiebeleid en opslagbeheer

Verkeerd geconfigureerde of overdreven agressieve retentiebeleid kan ertoe leiden dat oudere e-mails of items automatisch worden verwijderd, wat leidt tot gegevensverlies. Archief-postvakken zijn bedoeld om oudere e-mails op te slaan, maar sommige gebruikers ondervinden problemen met het automatisch archiveren dat niet correct werkt, waardoor primaire postvakken vol raken.

Specifieke mappen zoals "Verzonden Items" en "Verwijderde Items" kunnen na verloop van tijd aanzienlijk groter worden als ze niet goed worden beheerd, waardoor ze aanzienlijke opslagruimte in beslag nemen.

3. Prestatievermindering

Naarmate postvakken groter worden, kunnen gebruikers vertragingen of trage prestaties ervaren bij het openen van e-mails, vooral bij oudere e-mails. Wanneer postvakken bijna vol zijn of slecht geïndexeerd zijn, kan de zoekprestatie achteruitgaan, wat leidt tot langzame of onvolledige zoekresultaten.

4. Synchronization issues with local storage (OST files) 

Outlook gebruikt een Offline Storage Table (OST)-bestand om postvakgegevens lokaal te cachen. Als de postvakgrootte de praktische capaciteit van de OST overschrijdt, kunnen synchronisatieproblemen optreden die van invloed zijn op e-mailbezorging en toegang.

Grote of beschadigde OST-bestanden kunnen leiden tot synchronisatieproblemen, waar e-mailitems niet verschijnen in Outlook, hoewel ze wel in de webversie van Office 365 bestaan.

5. Gedeelde en gedelegeerde mailbox-opslagbeheer

Gedeelde postvakken hebben vaak meerdere gebruikers, waardoor het uitdagend is om opslag efficiënt te beheren. Als een gedeeld postvak de limiet overschrijdt, kan dit voorkomen dat alle gebruikers e-mails kunnen verzenden/ontvangen.

Problemen kunnen ontstaan wanneer een gebruiker met gemachtigde toegang meerdere postvakken toevoegt aan hun Outlook-profiel, wat leidt tot een grotere OST-bestandsgrootte en prestatieproblemen.

6. Naleving en juridische bewaaropslag

Postvakken onder bewaringsbevel of eDiscovery kunnen grote hoeveelheden gegevens verzamelen omdat er niets wordt verwijderd, waardoor snel opslagruimte wordt verbruikt.

Als het in-plaats archief niet correct wordt gebruikt, kan dit ertoe leiden dat het primaire postvak vol raakt en tot quotaproblemen leidt.

7. Auto-uitbreidende archieven werken niet

Office 365 biedt automatisch uitbreidende archieven aan voor gebruikers die meer dan 100 GB overschrijden, maar soms werkt deze functie niet zoals verwacht, wat leidt tot opslagproblemen.

8. Verkeerd geconfigureerde of over het hoofd geziene mailstroomregels

Soms zijn mail flow-regels onjuist geconfigureerd, wat resulteert in een onverwachte ophoping van e-mails in bepaalde postvakken, wat leidt tot opslagoverschrijdingen.

9. Eindgebruikersmismanagement

Gebruikers slaan vaak grote bestanden op in hun postvak in plaats van OneDrive of SharePoint te gebruiken, wat leidt tot onnodige postvakvervuiling.

Sommige gebruikers vergeten hun map "Verwijderde items" te legen, wat mailboxopslag blijft gebruiken. 

Manieren om de postbusgrootte te vergroten in Office 365

Er zijn verschillende methoden om de grootte van uw Office 365-postbus te beheren en te vergroten. Hier zijn enkele effectieve strategieën:

1. Archiveren van mailboxinhoud

Het archiveren van oude e-mails is een geweldige manier om ruimte vrij te maken in uw mailbox. Hier zijn de stappen om auto-archivering in te schakelen:

1. Open Outlook en ga naar Bestand > Opties.

   
   

2. Selecteer Geavanceerd en klik op Automatisch archiveren instellingen.

   
   

3. Kies hoe vaak je AutoArchiveren wilt laten uitvoeren.

   
   

4. Selecteer de items die je wilt archiveren en geef hun leeftijd op.

   
   

5. Kies de locatie waar je de gearchiveerde items wilt opslaan.

   
   

6. Klik op OK om je instellingen op te slaan.

   
   

Hier is een volledige gids over hoe u automatisch oudere e-mails kunt verwijderen uit Exchange en Outlook.

2. Requesting a mailbox size limit increase 

Beheerders kunnen een verhoging van de limiet voor de postbusgrootte in Office 365 aanvragen in specifieke scenario's, zoals voor senior executives of gebruikers met veel e-mailverkeer. Hier zijn de stappen om een grootteverhoging aan te vragen:

1. Meld u aan bij het Microsoft 365-beheercentrum.

   
   

2. Ga naar Beheercentra > Exchange.

   
   

3. Selecteer de gebruiker waarvan u de postvakgrootte wilt vergroten.

   
   

4. Klik op Postvakfuncties.

   
   

5. Onder Postvakopslag, klik op Inschakelen voor de Archiefoptie.

   
   

6. Sla de instellingen op, en de postvakgrootte wordt automatisch vergroot.

   
   

3. Gebruik van gedeelde postbussen

Gedeelde postvakken zijn een efficiënte manier om de mogelijkheden van uw Office 365-postvak uit te breiden zonder extra licentiekosten. Hier volgen de stappen om een gedeeld postvak in te stellen:

1. Meld je aan bij het Microsoft 365-beheercentrum.

   
   

2. Navigeer naar Groepen > Gedeelde postvakken.

   
   

3. Klik op Een postvak toevoegen en voer de vereiste gegevens in.

   
   

4. Wijs leden toe die toegang zullen hebben tot dit gedeelde postvak.

   
   

5. Klik op Opslaan en configureer het postvak indien nodig.

   
   

Best practices for mailbox management 

Zoals ze zeggen, voorkomen is beter dan genezen. Dus, om proactief een gezonde mailboxgrootte te behouden, overweeg deze beste praktijken:

1. Regelmatig controleren van verzonden en verwijderde items: Ruim onnodige e-mails periodiek op.

   
   

2. Gebruik mappen en labels: Orden je e-mails in mappen om het beheer te vergemakkelijken.

   
   

3. Optimaliseer bijlagen: Gebruik cloudopslag voor grote bestanden in plaats van ze aan e-mails te koppelen.

   
   

4. Stel regels in voor automatische sortering en verwijdering: Maak regels om e-mails automatisch te sorteren en verwijderen op basis van je voorkeuren.

   
   

Beëindig uw Office 365 postvakproblemen

Het beheren van de grootte van uw Office 365-postbus is van cruciaal belang om een naadloze e-mailcommunicatie binnen uw organisatie te waarborgen.

Door de bovenstaande stappen te volgen, kunt u effectief uw postbusgrootte vergroten en uw activiteiten soepel laten verlopen.