Hoe maak je een e-mailhandtekening: Beste praktijken en voorbeelden
8 August 2024
0 min read
Inhoud van het artikel
- Wat is een e-mailhandtekening?
- Wat zijn de voordelen van het gebruiken van een zakelijke e-mailhandtekening?
- 10 voorbeelden van e-mailhandtekeningen ter inspiratie
- De klassieke e-mailhandtekening
- De branding e-mailhandtekening
- De promotionele e-mailhandtekening
- De gepersonaliseerde e-mailhandtekening
- De e-mailhandtekening met juridische disclaimer
- De sociale e-mailhandtekening
- De klantfeedback e-mailhandtekening
- De groene e-mailhandtekening
- De wervings e-mailhandtekening
- De feestdagen e-mailhandtekening
- Hoe maak je een e-mailhandtekening voor je bedrijf
- Beste praktijken voor e-mailhandtekeningen
- De uitdagingen van het centraal beheren van e-mailhandtekeningen
- Gebruik Exclaimer om controle te krijgen over de e-mailhandtekeningen van je bedrijf
- Veelgestelde vragen over het maken van een e-mailhandtekening
De e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van elke professionele e-mail. Als het laatste wat je ontvanger ziet, speelt het een belangrijke rol bij het aanmoedigen van actie en het achterlaten van een blijvende indruk.
Een goed ontworpen e-mailhandtekening bevat niet alleen je contactinformatie, maar voegt ook een persoonlijk tintje toe en versterkt je merkidentiteit. Door je e-mailhandtekening te optimaliseren met relevante details, verbeter je de leesbaarheid en zorg je ervoor dat je boodschap resoneert bij je publiek. Vergeet niet dat een sterke e-mailhandtekening de effectiviteit van je communicatie kan vergroten en je branding-inspanningen kan ondersteunen.
In deze gids bespreken we enkele beste praktijken voor het creëren van effectieve en impactvolle e-mailhandtekeningen.
Wat is een e-mailhandtekening?
Een e-mailhandtekening, vaak aangeduid als een e-mailhandtekening of e-mailafsluiting, is een cruciaal element dat aan de onderkant van je e-mails verschijnt. Dit gedeelte bevat meestal de contactinformatie van de afzender, inclusief hun naam, functietitel, bedrijfsnaam, telefoonnummer en website.
Veel mensen verbeteren hun e-mailhandtekeningen door extra elementen toe te voegen, zoals links naar sociale media, bedrijfslogo's, promotiebanners en juridische disclaimers. Deze extra componenten kunnen helpen om ontvangers te betrekken en meer informatie te bieden, waardoor e-mailhandtekeningen een belangrijk hulpmiddel zijn voor branding en communicatie.
Het aanpassen van je e-mailhandtekening aan de bedoeling van je e-mail en je persoonlijke voorkeuren kan je professionele imago aanzienlijk verbeteren en de betrokkenheid vergroten.
Wat zijn de voordelen van het gebruiken van een zakelijke e-mailhandtekening?
Een goed ontworpen e-mailhandtekening kan vele voordelen bieden, waaronder:
1. Creëren van een professioneel imago
Een goed samengestelde e-mailhandtekening draagt bij aan je professionaliteit en geloofwaardigheid als afzender. Het weerspiegelt ook positief op je bedrijf of merk.
2. Versterken van je merk
Je e-mailhandtekening is een verlengstuk van je merk en kan helpen bij het bevorderen van merkbekendheid en -herkenning. Door consistente brandingelementen zoals logo's, kleuren en lettertypen in je e-mailhandtekening te gebruiken, versterk je je merkimago met elke verzonden e-mail.
3. Verstrekken van belangrijke informatie
Naast je contactgegevens kun je extra informatie in je e-mailhandtekening opnemen die relevant kan zijn voor de ontvanger. Dit kunnen links naar sociale mediaplatforms of een actuele marketingcampagne zijn.
4. Tijd besparen
Een goed ontworpen e-mailhandtekening elimineert de noodzaak om je contactinformatie handmatig in te voeren elke keer dat je een e-mail verstuurt. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie in alle communicatie.
5. Verhoogde betrokkenheid
Het toevoegen van relevante links naar je sociale media-profielen, website of landingspagina binnen de e-mailhandtekening kan ontvangers aanmoedigen om op verschillende platforms contact met je op te nemen en verder betrokken te raken bij je merk.
De belangrijkste componenten van een zakelijke e-mailhandtekening
Contactinformatie: Naam, functietitel, e-mailadres en telefoonnummer.
Bedrijfsinformatie: Bedrijfsnaam, logo en bedrijfsadres.
Beeldmateriaal: Marketingbanner, bedrijfslogo, profielfoto en sociale iconen.
Juridische disclaimer: Vertrouwelijkheidsverklaringen en nalevingsverklaringen.
10 voorbeelden van e-mailhandtekeningen ter inspiratie
Hier zijn tien voorbeelden van de beste e-mailhandtekeningen, elk met een uniek doel:
1. De klassieke e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening houdt het eenvoudig, met een minimalistisch ontwerp en alleen de naam van de afzender, functietitel en contactinformatie. Dit is een geweldige optie voor individuen die een professionele uitstraling willen behoud
2. De branding e-mailhandtekening
In dit voorbeeld heeft de afzender hun bedrijfslogo toegevoegd en consistente branding-elementen zoals kleur en lettertype toegevoegd om de merkidentiteit te versterken. Dit is een geweldige optie voor bedrijven die hun merk willen promoten en de herkenning willen vergroten.
3. De promotionele e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening bevat een marketingbanner die een actuele campagne of promotie promoot. Dit voegt niet alleen visuele interesse toe, maar biedt ook nuttige informatie aan de ontvangers. Het is een effectieve manier om in contact te komen met je publiek en conversies te stimuleren.
4. De gepersonaliseerde e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening bevat een profielfoto van de afzender samen met hun contactinformatie. Een persoonlijke touch kan helpen een connectie met de ontvanger op te bouwen en de e-mail persoonlijker te maken.
5. De e-mailhandtekening met juridische disclaimer
In dit voorbeeld heeft de afzender een juridische disclaimer aan de onderkant van hun e-mailhandtekening toegevoegd om naleving van de AVG te waarborgen en vertrouwelijke informatie te beschermen.
Dit voorbeeld bevat links naar de sociale media-profielen van de afzender, waardoor het gemakkelijk wordt voor ontvangers om contact met hen op te nemen op verschillende platforms. Dit is een uitstekende manier om je online aanwezigheid uit te breiden en de betrokkenheid bij je merk te vergroten.
7. De klantfeedback e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening bevat een oproep aan ontvangers om hun ervaring met het bedrijf te beoordelen. Door eenvoudige toegang te bieden tot een één-klik-enquête kan het bedrijf waardevolle feedback verzamelen en hun klantenservice verbeteren.
8. De groene e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening integreert de milieuwaarden van het bedrijf door een groen kleurenschema te gebruiken en hun duurzaamheidsinitiatieven op te nemen. Dit versterkt niet alleen hun merkidentiteit, maar toont ook hun toewijding aan milieuvriendelijkheid.
9. De wervings e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening is afgestemd op een wervingsmail en bevat relevante informatie zoals vacatures, een link om te solliciteren en de sociale mediaplatforms van het bedrijf, zodat potentiële kandidaten meer kunnen leren over de bedrijfscultuur.
10. De feestdagen e-mailhandtekening
Deze e-mailhandtekening is ontworpen voor het vakantieseizoen, met feestelijke kleuren en een feestgroet. Een persoonlijke touch toevoegen aan je e-mailhandtekening tijdens speciale gelegenheden kan helpen om relaties met klanten of collega's te versterken.
Hoe maak je een e-mailhandtekening voor je bedrijf
1. Definieer het doel
Neem een moment om na te denken over het doel van je e-mailhandtekening en wat je wilt bereiken. Is het simpelweg om contactgegevens te verstrekken, of wil je het gebruiken voor marketing? Weten wat je doelen zijn, helpt je de juiste elementen te kiezen en een ontwerp te maken dat aansluit bij je doelgroep.
2. Bepaal welke contactgegevens nodig zijn
Overweeg de behoeften van je doelgroep en voeg alleen essentiële contactinformatie toe aan je e-mailhandtekening om rommel te voorkomen. Als je bijvoorbeeld een e-commercebedrijf bent, zal een link naar je website relevanter zijn dan een fysiek adres.
3. Ontwerp je handtekening
Kies een lay-out die overeenkomt met je merk en het doel van de e-mail. Je kunt kiezen voor een eenvoudig, op tekst gebaseerd ontwerp of visuele elementen zoals afbeeldingen en logo's toevoegen voor een opvallendere handtekening.
4. Kies lettertypen en kleuren
Kies lettertypen en kleuren die consistent zijn met je merk om de merkidentiteit te versterken. Zorg ervoor dat het lettertype leesbaar en gemakkelijk te begrijpen is.
5. Voeg afbeeldingen of graphics toe
Afbeeldingen zoals je bedrijfslogo kunnen je e-mailhandtekening visueel aantrekkelijker maken. Maar wees voorzichtig met de grootte en plaatsing van afbeeldingen, omdat deze de laadtijd en het algehele ontwerp kunnen beïnvloeden.
6. Voeg CTA's toe
Overweeg om een call-to-action in je e-mailhandtekening op te nemen om ontvangers aan te moedigen actie te ondernemen. Dit kan zijn om je website te bezoeken, je te volgen op sociale media of je in te schrijven voor je nieuwsbrief.
7. Blijf compliant
Als je bedrijf wettelijke disclaimers nodig heeft, voeg deze dan toe aan je e-mailhandtekening. Als je bijvoorbeeld marketing-e-mails verzendt, is het noodzakelijk om een uitschrijflink toe te voegen voor de GDPR-naleving.
8. Test en finaliseer
Voordat je je e-mailhandtekening gebruikt, test je deze op verschillende apparaten en e-mailclients om compatibiliteit en ontwerpeendrachtigheid te waarborgen. Zodra het is afgerond, zorg ervoor dat je het regelmatig bijwerkt met eventuele wijzigingen in contactinformatie of brandingselementen.
9. Implementeer in je e-mailclient
Zodra je je e-mailhandtekening hebt afgerond, implementeer je deze in je e-mailclient. Sommige e-mailclients stellen je zelfs in staat meerdere handtekeningen op te slaan en deze voor verschillende doeleinden te gebruiken. Deze functie kan handig zijn bij het verzenden van e-mails voor verschillende redenen.
Beste praktijken voor e-mailhandtekeningen
1. Maak het visueel aantrekkelijk
Integreer visuals zoals pictogrammen of scheidingen om tekst op te breken en de aandacht te vestigen op belangrijke delen van je e-mailhandtekening. Een uitgebalanceerde lay-out kan de leesbaarheid en betrokkenheid verbeteren.
2. Houd het eenvoudig
Vermijd rommel en beperk het aantal elementen in je e-mailhandtekening. Te veel informatie kan overweldigend zijn en de effectiviteit verminderen.
3. Zorg voor leesbaarheid
Gebruik een lettertype dat gemakkelijk te lezen is, zelfs op kleinere apparaten. Blijf bij baslettertypen zoals Arial, Helvetica of Verdana om compatibiliteit tussen verschillende e-mailclients te waarborgen.
4. Maak het mobielvriendelijk
Zorg ervoor dat je e-mailhandtekening is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Houd het ontwerp schoon en vermijd grote afbeeldingen die de laadtijden kunnen beïnvloeden.
5. Personaliseer waar mogelijk
Als je e-mailplatform het toelaat, overweeg dan om gepersonaliseerde elementen toe te voegen, zoals de naam van de ontvanger of op maat gemaakte berichten. Dit kan een meer betrokken ervaring creëren en een sterkere verbinding bevorderen.
6. Overweeg wettelijke vereisten
Zorg ervoor dat je e-mailhandtekening voldoet aan wettelijke voorschriften, zoals het opnemen van een e-maildisclaimer of link naar het privacybeleid, om transparantie en vertrouwen te waarborgen.
7. Blijf beknopt
Hoewel het belangrijk is om waardevolle informatie op te nemen, streef ernaar om je handtekening beknopt te houden. Een rommelige handtekening kan afleiden van de hoofdboodschap van je e-mail, dus geef prioriteit aan duidelijkheid en beknoptheid.
De uitdagingen van het centraal beheren van e-mailhandtekeningen
Het handhaven van een samenhangende e-mailhandtekening in de communicatie van een bedrijf is essentieel voor merkconsistentie, maar het beheren van dit proces kan uitdagend zijn. Zonder een gecentraliseerde oplossing voor e-mailhandtekeningen kunnen medewerkers hun eigen handtekeningen creëren, wat leidt tot een mix van ontwerpen, inconsistente informatie en incompatibele brandingselementen. Dit gebrek aan uniformiteit kan een negatieve impact hebben op je merkidentiteit.
Het bijwerken van e-mailhandtekeningen in een grote organisatie kan ook een logistieke nachtmerrie zijn. Wijzigingen moeten duidelijk worden gecommuniceerd en uitgevoerd door meerdere medewerkers, wat vaak resulteert in verouderde of onjuiste informatie die wordt verzonden. Om dit proces te stroomlijnen en een consistente merkuitstraling te waarborgen, moet je een gecentraliseerd systeem voor het beheren van e-mailhandtekeningen implementeren.
Gebruik Exclaimer om controle te krijgen over de e-mailhandtekeningen van je bedrijf
Exclaimer vereenvoudigt het beheer van e-mailhandtekeningen met een gecentraliseerd platform voor het creëren, bijwerken en handhaven van ontwerpen in je organisatie. Door Exclaimer te gebruiken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat elke werknemer in lijn is met de nieuwste branding, essentiële juridische disclaimers opneemt en een consistente uitstraling heeft die de professionele communicatie versterkt. Deze oplossing bespaart niet alleen waardevolle tijd, maar verbetert ook je merkimago, waardoor Exclaimer een essentieel hulpmiddel is voor bedrijven die op zoek zijn naar samenhangende en effectieve communicatie.
Optimaliseer vandaag nog je e-mailhandtekeningen met Exclaimer om je branding te verbeteren en naleving in je organisatie te waarborgen. Begin met een gratis proefperiode of vraag om een online demonstratie om de eenvoud en efficiëntie van het beheren van de e-mailhandtekeningen van je bedrijf te ervaren.