De ultieme gids voor het maken van een bedrijfs e-mailhandtekening (met voorbeelden)

Image Placeholder

Inhoud van het artikel


Een bedrijfs e-mailhandtekening is een essentieel onderdeel van professionele communicatie. Het bevat je contactgegevens en benadrukt de merkidentiteit van je bedrijf. Een goed ontworpen e-mailhandtekening verbetert je professionele uitstraling en bouwt vertrouwen en geloofwaardigheid op bij je ontvangers.

In deze gids laten we je zien hoe je een effectieve bedrijfs e-mailhandtekening kunt maken die er geweldig uitziet en zijn doel dient. We zullen voorbeelden geven om je te inspireren en je te helpen de perfecte representatie van je merk te creëren in elke e-mail die je verstuurt.

Wat is een bedrijfs e-mailhandtekening?

Een bedrijfs e-mailhandtekening, vaak aangeduid als een e-mailfooter of e-mailsignatuur, is een blok informatie dat zich aan het einde van een e-mailbericht bevindt. Het bevat meestal de naam van de verzender, functietitel, bedrijfslogo, contactgegevens, en soms een call-to-action of social media links. De meeste merken erkennen de voordelen van e-mailhandtekeningen, aangezien het gebruik van consistente, gebrande handtekeningen is aangetoond dat het e-mailbetrokkenheid verhoogt, waarbij 94% van de marketeers het hiermee eens is.bedrijfs e-mailhandtekening met feedbackbanner, sociale pictogrammen en profielfotoHet gebruik van bedrijfs e-mailhandtekeningen gaat terug tot de vroege dagen van digitale communicatie. Toen e-mail het primaire middel van zakelijke correspondentie werd, hadden professionals een manier nodig om belangrijke contactgegevens over te brengen en hun identiteit consistent vast te stellen. In de loop der tijd zijn e-mailhandtekeningen geëvolueerd om branding-elementen, zoals bedrijfslogo's en social media links, op te nemen, waardoor hun waarde in zakelijke communicatie verder wordt verhoogd.

Waarom is het belangrijk om een bedrijfs e-mailhandtekening te hebben?

Het hebben van een bedrijfs e-mailhandtekening is om verschillende redenen essentieel:

  1. Biedt contactinformatie: Je bedrijfs e-mailhandtekening bevat je telefoonnummer, e-mailadres en social media links, waardoor het voor ontvangers gemakkelijk is om contact met je op te nemen. Dit stroomlijnt de communicatie en stelt mensen in staat om snel contact op te nemen.


  2. Versterkt merkidentiteit: Door consequent je branding-elementen en bedrijfslogo in je e-mailhandtekening op te nemen, promoot je je merk. Dit verbetert merkherkenning, vestigt een professionele zakelijke uitstraling en versterkt je merkidentiteit.


  3. Voegt geloofwaardigheid toe: Een goed ontworpen e-mailhandtekening voegt geloofwaardigheid toe aan je communicatie. Het laat zien dat je een legitiem, gevestigd bedrijf bent, in plaats van slechts een individu dat e-mails verstuurt. Dit kan een aanzienlijke invloed hebben op hoe ontvangers je bedrijf waarnemen.


  4. Bespaart tijd: Een geautomatiseerde bedrijfs e-mailhandtekening bespaart je de moeite om je informatie handmatig te typen bij elke e-mail die je verstuurt. Deze tijdbesparende functie verhoogt de productiviteit, zodat je je kunt concentreren op belangrijke taken.


  5. Promoot marketingberichten: Gebruik je e-mailhandtekening om een call-to-action op te nemen en lopende marketingcampagnes, evenementen of speciale aanbiedingen te promoten. Deze strategie kan het websiteverkeer stimuleren en de betrokkenheid bij je marketinginspanningen vergroten.

bedrijfs e-mailhandtekening met pride-banner en profielfoto

Welke elementen moeten worden opgenomen in uw bedrijfs-e-mailhandtekening?

Bij het ontwerpen van uw bedrijfs-e-mailhandtekening zijn er belangrijke elementen die u moet opnemen voor optimale resultaten:

1. Bedrijfslogo

Uw bedrijfslogo is het belangrijkste element van uw e-mailhandtekening. Het dient als visuele representatie van uw merk en creëert merkherkenning bij elke e-mail die u verzendt.

2. Volledige naam en functie

Het opnemen van uw volledige naam en functie helpt ontvangers u te identificeren en uw rol binnen de organisatie te begrijpen. Dit verhoogt de geloofwaardigheid van uw e-mails, vooral bij communicatie met nieuwe contacten.bedrijfs e-mailhandtekening met afspraakboekingslink en sociale pictogrammen

3. Contactinformatie

Zorg ervoor dat uw e-mailhandtekening relevante contactgegevens bevat, zoals telefoonnummer, e-mailadres en fysiek adres indien van toepassing. Dit maakt het gemakkelijk voor mensen om u via meerdere kanalen te bereiken.

4. Social media-iconen

Het opnemen van social media-iconen in uw e-mailhandtekening stelt ontvangers in staat om verbinding met u te maken op verschillende social media-platforms. Dit kan helpen uw online aanwezigheid uit te breiden en de betrokkenheid bij uw merk te vergroten.

5. Promotiebanner of call-to-action

Overweeg om een promotiebanner of call-to-action toe te voegen aan uw e-mailhandtekening om lopende marketinginspanningen te promoten. Dit kan het websiteverkeer stimuleren en de conversies verhogen.bedrijfs e-mailhandtekening voor een IT-specialist met banner en foto

6. Profielfoto

Het toevoegen van een professionele profielfoto kan uw e-mailhandtekening persoonlijker maken en ontvangers helpen een gezicht bij de naam te plaatsen. Dit is echter optioneel en misschien niet geschikt voor alle bedrijven.

7. Juridische disclaimer

De meeste bedrijven vereisen een juridische disclaimer in alle e-mailcommunicatie, dus zorg ervoor dat er een in uw e-mailhandtekening staat. Dit zorgt voor naleving van juridische vereisten en beschermt uw bedrijf tegen mogelijke aansprakelijkheden.

8. Oproepen tot actie en interactieve elementen

Maximaliseer het potentieel van uw e-mailhandtekening door interactieve elementen op te nemen. Voeg eén-klik-enquêtes toe voor feedback, boekingslinks voor eenvoudige planning en benadruk recente onderscheidingen of certificeringen om de geloofwaardigheid te vergroten. Dit maakt uw e-mailhandtekening tot een dynamisch marketinginstrument.bedrijfs e-mailhandtekening met sportthema banner en profielfoto

Wat zijn enkele beste praktijken voor zakelijke e-mailhandtekeningen?

Nu u weet welke elementen u moet opnemen in uw bedrijfs-e-mailhandtekening, volgen hier enkele beste praktijken om in gedachten te houden bij het ontwerpen en gebruiken ervan:

1. Houd het eenvoudig en overzichtelijk

Uw e-mailhandtekening moet schoon, beknopt en gemakkelijk leesbaar zijn. Vermijd het gebruik van te veel afbeeldingen of onnodige informatie die het rommelig kan maken. Een schone e-mailhandtekening helpt om een professionele uitstraling te behouden.

2. Gebruik een webveilige lettertype

Om ervoor te zorgen dat uw bedrijfs-e-mailhandtekening correct wordt weergegeven in verschillende e-mailclients, gebruikt u een webveilig lettertype zoals Arial, Verdana, Georgia of Times New Roman. Deze lettertypen worden breed ondersteund en zullen niet door een ander lettertype worden vervangen door de e-mailclient van de ontvanger.

3. Gebruik consistente branding

Zorg ervoor dat uw bedrijfs-e-mailhandtekening overeenkomt met de visuele identiteit van uw merk. Gebruik dezelfde lettertypen, kleuren en logo die u in andere marketingmaterialen gebruikt om consistentie te behouden en de merkherkenning te versterken.bedrijfs e-mailhandtekening met feedbackbanner voor een makelaar

4. Voeg klikbare links toe

Zorg ervoor dat alle elementen in uw e-mailhandtekening, zoals uw logo, social media-iconen en call-to-action, klikbare links bevatten. Dit maakt het gemakkelijker voor ontvangers om actie te ondernemen en zich met uw merk te engageren.

5. Houd het mobielvriendelijk

Aangezien steeds meer mensen hun e-mails op hun telefoon controleren, is het essentieel ervoor te zorgen dat uw e-mailhandtekening is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Gebruik een responsief ontwerp en test het op verschillende schermformaten om ervoor te zorgen dat het er goed uitziet op zowel desktop- als mobiele apparaten.

6. Test uw handtekening

Voordat u e-mails verzendt met uw nieuwe bedrijfs-e-mailhandtekening, test deze op verschillende apparaten en e-mailclients om ervoor te zorgen dat deze er goed uitziet en correct werkt. Deze stap is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw e-mailhandtekening werkt op verschillende platforms.

7. Vereenvoudigen voor antwoorden en doorgestuurde berichten

Bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail kan de oorspronkelijke e-mailhandtekening soms verloren gaan of rommelig lijken. Overweeg om voor deze situaties een vereenvoudigde versie te maken om een schone en professionele uitstraling te behouden.

8. Regelmatig bijwerken

Werk uw e-mailhandtekening regelmatig bij met eventuele wijzigingen in contactgegevens of brandingupdates. Dit zorgt ervoor dat de informatie die u verstrekt altijd nauwkeurig en up-to-date is.bedrijfs e-mailhandtekening voor een bouwsuperintendent met banner en foto

Hoe maak je een bedrijfs-e-mailhandtekening in Outlook

Outlook is een veelgebruikte e-mailclient voor bedrijven. Volg deze stapsgewijze handleiding om een bedrijfs-e-mailhandtekening in Outlook te maken:

  1. Open Outlook en klik linksboven op "Bestand".


  2. Selecteer "Opties" in het menu.


  3. Klik in het venster Outlook-opties op "E-mail" in het menu aan de linkerkant.


  4. Scroll naar de sectie "Handtekeningen" en klik op "Handtekeningen..."


  5. Klik op "Nieuw", typ een naam voor je handtekening en druk op Enter.


  6. Ontwerp je e-mailhandtekening door tekst, afbeeldingen, links en andere elementen toe te voegen met behulp van de opmaaktools.


  7. Klik op "Opslaan" om je handtekening op te slaan.


  8. Selecteer in de sectie "Standaardhandtekening kiezen" het e-mailaccount waarvoor je deze handtekening wilt gebruiken en stel het in als je standaard voor nieuwe e-mails, antwoorden of beide.


  9. Klik op "OK."

Hoe maak je een bedrijfs-e-mailhandtekening in Gmail

Gmail is een andere populaire e-mailclient voor bedrijven. Hier is hoe je een bedrijfs-e-mailhandtekening in Gmail maakt:

  1. Log in op je Gmail-account en klik op het tandwielpictogram rechtsboven.


  2. Selecteer "Instellingen" in het drop-down menu.


  3. Scroll in het tabblad "Algemeen" naar de sectie "Handtekening".


  4. Schakel de knop in om handtekeningen in te schakelen als deze nog niet aanstaat.


  5. Ontwerp je handtekening met behulp van de meegeleverde opmaaktools of plak een vooraf ontworpen handtekening.


  6. Scroll naar beneden en klik op "Wijzigingen opslaan."

Hoe kun je e-mailhandtekeningen voor je bedrijf ontwerpen en beheren?

Nu je begrijpt welke elementen een overtuigende bedrijfs-e-mailhandtekening vormen, is het tijd om aan de slag te gaan met het ontwerpen en beheren van een handtekening. Hier zijn een paar opties voor het creëren en beheren van e-mailhandtekeningen voor je bedrijf:

1. Individuele verantwoordelijkheid

Een aanpak is om individuen in je bedrijf hun eigen e-mailhandtekeningen te laten maken en beheren. Hoewel dit een snelle en gemakkelijke oplossing lijkt, kan het leiden tot inconsistenties en onprofessioneel ogende handtekeningen. Zonder centrale beheer is het onmogelijk uniformiteit te handhaven in alle e-mailhandtekeningen.

Dit gebrek aan standaardisatie kan fouten veroorzaken, van onjuiste branding tot slecht uitgelijnde formaten, wat uiteindelijk het professionele imago van je bedrijf ondermijnt.

2. Gebruik van een e-mailhandtekeninggenerator

Er zijn veel online tools beschikbaar die kunnen helpen bij het ontwerpen en beheren van e-mailhandtekeningen op individuele basis. Deze e-mailhandtekeninggeneratoren bieden meestal aanpasbare sjablonen, waardoor consistentie gewaarborgd blijft terwijl er toch ruimte is voor personalisatie voor elke persoon.

Het is echter belangrijk op te merken dat hoewel veel van deze tools gratis zijn, ze aanzienlijke beperkingen hebben. Ze werken niet voor het hele bedrijf en kunnen geen bedrijfs-e-mailhandtekeningen afdwingen in een hele organisatie. Freelancers of zeer kleine teams kunnen ze geschikt vinden, maar grotere bedrijven zullen ze ontoereikend vinden voor het handhaven van consistente branding en professionele normen over alle werknemers heen.

3. Kopiëren in een e-mailclient

Een andere optie is om een HTML-e-mailhandtekeningssjabloon te maken en deze handmatig in de e-mailclient van elke werknemer te kopiëren. Hoewel dit volledige aanpassing mogelijk maakt, kan het tijdrovend zijn en technische expertise vereisen. Vertrouwen op elke persoon om de handtekening correct te kopiëren introduceert het risico van fouten en inconsistenties. Verschillende werknemers kunnen kleine fouten of wijzigingen maken, wat leidt tot variaties in de handtekening.

Bovendien, zonder centrale controle, wordt het moeilijk om consistente handtekeningen op alle apparaten te garanderen. Dit gebrek aan uniformiteit kan de merkconsistentie en professionaliteit in e-mailcommunicatie aantasten.

4. Centraal beheerd door IT

Een efficiëntere optie voor grotere bedrijven is om de IT-afdeling centraal e-mailhandtekeningen voor alle werknemers te laten beheren en controleren. Dit zorgt voor consistentie en vereenvoudigt updates, maar kan ook individuele personalisatie beperken. Het beheren van e-mailhandtekeningen kan echter een tijdrovende taak zijn voor IT-afdelingen en is vatbaar voor tal van fouten. Het bijhouden van updates, het waarborgen van uniformiteit en het oplossen van problemen voor elke werknemer kan snel overweldigend worden en leiden tot fouten die het professionele imago van het bedrijf kunnen schaden.

5. Gebruik van e-mailhandtekeningsoftware

De meest uitgebreide oplossing voor het ontwerpen en beheren van e-mailhandtekeningen is het gebruik van speciale e-mailhandtekeningsoftware. Deze tools bieden centrale controle, waardoor je e-mailhandtekeningen voor alle werknemers op één plaats kunt maken en beheren. Ze bieden aanpasbare sjablonen, waardoor consistente branding in alle handtekeningen gewaarborgd blijft, terwijl er toch ruimte is voor individuele personalisatie.

Sommige software biedt zelfs geavanceerde functies zoals geautomatiseerde updates, waardoor het onderhoud eenvoudig is en ervoor gezorgd wordt dat alle handtekeningen up-to-date zijn. Over het algemeen biedt het gebruik van e-mailhandtekeningsoftware de meest efficiënte en effectieve manier om e-mailhandtekeningen voor je bedrijf te beheren.bedrijfshandtekening via software om ontvangers te targeten

Conclusie

Een bedrijfs-e-mailhandtekening is een krachtig hulpmiddel dat uw merk kan versterken, marketinginspanningen kan stimuleren en de productiviteit kan verbeteren. Door belangrijke elementen zoals uw logo, contactinformatie, sociale-medialinks en promotiebanners op te nemen, kunt u een professionele en effectieve e-mailhandtekening creëren die de branding en waarden van uw bedrijf vertegenwoordigt.

Het gebruik van best practices en de juiste tools voor het ontwerpen en beheren van e-mailhandtekeningen zorgt voor consistentie bij alle werknemers, wat een professioneel imago voor uw bedrijf behoudt.

Begin met het maken van indrukwekkende bedrijfs-e-mailhandtekeningen met de e-mailhandtekeningsoftware van Exclaimer. Leer meer over hoe wij uw e-mailhandtekeningbeheer kunnen versterken en vraag een online demonstratie aan.

Til e-mailhandtekeningen van uw bedrijf omhoog

Ontdek hoe Exclaimer de e-mailhandtekeningen van uw bedrijf en de manier waarop u e-mails verstuurt kan transformeren.

Hero Image

Veelgestelde vragen over bedrijfs-e-mailhandtekeningen en hoe u deze beheert

Kan ik afbeeldingen gebruiken in mijn bedrijfs-e-mailhandtekening?

Ja, het wordt aanbevolen om afbeeldingen zoals uw logo of een promotiebanner in uw bedrijfs-e-mailhandtekening op te nemen. Zorg ervoor dat ze van hoge kwaliteit zijn en aansluiten bij het ontwerp van uw merk.

Verwante artikelen

Image Placeholder
Guides

Een stapsgewijze handleiding voor het openen van een Gmail-account voor een bedrijf

Ontdek hoe u een Gmail-account opent voor uw bedrijf met onze gids. Leer de voordelen, vereisten en volg stapsgewijze instructies om een zakelijk Gmail-account in te stellen.

Meer lezen
Image Placeholder
Guides

De ultieme gids voor het maken van een bedrijfs e-mailhandtekening (met voorbeelden)

Ontdek hoe je bedrijfs-e-mailhandtekeningen voor je bedrijf kunt maken en beheren. Leer best practices, optimaliseer voor mobiel en zorg voor merkconsistentie.

Meer lezen
Image Placeholder
Guides

Hoe maak je regels in Gmail: een uitgebreide gids

De ultieme gids voor het maken en beheren van Gmail-regels. Stapsgewijze instructies, tips en best practices om je organisatie en efficiëntie te verbeteren.

Meer lezen
Image Placeholder
Guides

Een stapsgewijze handleiding voor het openen van een Gmail-account voor een bedrijf

Ontdek hoe u een Gmail-account opent voor uw bedrijf met onze gids. Leer de voordelen, vereisten en volg stapsgewijze instructies om een zakelijk Gmail-account in te stellen.

Meer lezen
Image Placeholder
Guides

De ultieme gids voor het maken van een bedrijfs e-mailhandtekening (met voorbeelden)

Ontdek hoe je bedrijfs-e-mailhandtekeningen voor je bedrijf kunt maken en beheren. Leer best practices, optimaliseer voor mobiel en zorg voor merkconsistentie.

Meer lezen
Image Placeholder
Guides

Hoe maak je regels in Gmail: een uitgebreide gids

De ultieme gids voor het maken en beheren van Gmail-regels. Stapsgewijze instructies, tips en best practices om je organisatie en efficiëntie te verbeteren.

Meer lezen