Die 5 IT-Faktoren bei der Auswahl einer E-Mail-Signatur-Lösung

Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen mag keine hohe IT-Priorität sein, aber das Ignorieren der Risiken kann Ihre gesamte Organisation gefährden.

Obwohl E-Mail-Signaturen oft als Design- oder Branding-Aufgabe betrachtet werden, haben sie tatsächlich eine technische Auswirkung auf Ihre Infrastruktur, Compliance und Benutzererfahrung. Eine schlechte Verwaltung von E-Mail-Signaturen kann zu großen Problemen führen, wie Phishing-Angriffen, Identitätsmissbrauch, inkonsistentem Branding und nicht bestandenen Audits.

In einem kürzlich IT-fokussierten Webinar haben Nick Cavalancia, viermaliger Microsoft MVP und CEO von Conversational Geek, und Karl Bagci, Head of Information Security bei Exclaimer, die fünf wesentlichen IT-Aspekte bei der Bewertung einer E-Mail-Signatur-Lösung analysiert. Wenn Sie die Aufgabe haben, eine Plattform zu evaluieren, sollten Sie Folgendes wissen.

Warum IT E-Mail-Signaturen nicht ignorieren kann

E-Mail-Signaturen sollten nicht nur als Kontaktinformationen angesehen werden. Jede einzelne kann ein potenzielles Risiko, eine Quelle von Misskommunikation oder Inkonsistenz darstellen. Ohne zentrale Kontrolle verlassen sich Organisationen oft auf manuelle Konfigurationen, schlecht durchgesetzte Vorlagen oder Drittanbieter-Tools, die interne Sicherheitsmaßnahmen umgehen.

Während des Webinars hob Nick Fälle hervor, in denen IT-Teams bis zu 60 Stunden pro Woche damit verbrachten, Signaturaktualisierungen manuell zu verwalten. Dies verschwendet Zeit, schafft Produktivitätsprobleme, führt zu Sicherheitslücken und birgt Compliance-Risiken.

Hier kommen Lösungen für die E-Mail-Signaturverwaltung ins Spiel. Die Automatisierung von Signaturaktualisierungen kann die Konsistenz und Sicherheit in allen Mitarbeiter-E-Mails erheblich verbessern. Dies entlastet die IT-Teams und ermöglicht ihnen, sich auf kritischere Aufgaben zu konzentrieren.

Aber worauf sollte IT bei der Auswahl einer E-Mail-Signatur-Lösung achten?

Die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl einer E-Mail-Signatur-Lösung

1. Die Sicherheitsarchitektur ist wichtiger, als Sie denken

Einige E-Mail-Signatur-Lösungen leiten E-Mails über externe Server um, um Signaturen hinzuzufügen. Dieser Prozess lenkt interne und ausgehende E-Mails außerhalb des sicheren Umfeldes Ihrer Organisation. Wenn die Lösung keine Sicherheitsmaßnahmen auf Unternehmensniveau bietet, entstehen erhebliche Risiken.

Eine robuste E-Mail-Signatur-Lösung sollte:

• Sowohl Server- als auch Client-seitige Bereitstellung je nach Anwendungsfall unterstützen

• Verschlüsselung während der Signaturanwendung sicherstellen, insbesondere wenn Signaturen während des E-Mail-Transports hinzugefügt werden

Karl betonte die Bedeutung von Zero-Trust-Design-Prinzipien, ein Sicherheitsframework, das auf der Idee „niemals vertrauen, immer verifizieren“ basiert. Im Gegensatz zu traditionellen Modellen, die alles innerhalb eines Netzwerks als sicher ansehen, erfordert Zero Trust eine strikte Identitätsverifizierung für jede Person oder jedes Gerät, das auf Ressourcen zugreift. Durch die Beschränkung des Systemzugriffs auf das Notwendige reduziert Zero Trust die Angriffsfläche, senkt das Risiko von Sicherheitsverletzungen und bietet stärkere Kontrolle über sensible Daten.

2. Datenschutz und Compliance sind keine Option 

E-Mail-Signaturen enthalten oft personenbezogene Daten (PII) wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Jobtitel. Diese Daten unterliegen strengen Datenschutzvorschriften wie der DSGVO und dem CCPA. Eine unsachgemäße Handhabung kann zu Compliance-Problemen, rechtlichen Strafen und einem Vertrauensverlust bei den Nutzern führen. Organisationen müssen PII in Signaturen verantwortungsvoll handhaben, indem sie diese vollständig im Einklang mit den Datenschutzgesetzen speichern, teilen und verwenden, um sensible Informationen zu schützen. 

Suchen Sie nach E-Mail-Signaturlösungen, die: 

• Regionale Datenresidenzoptionen bieten, sodass Organisationen ihre Daten in bestimmten Regionen wie der EU, dem Vereinigten Königreich oder den USA speichern können.

• Höchste Sicherheit durch ISO 27001- und SOC 2-Zertifizierungen gewährleisten, die Datenschutz, Risikomanagement und operative Exzellenz hervorheben.

• Sicherheitsfunktionen wie Audit-Logs und Datenhoheitskontrollen enthalten, um Transparenz zu fördern, die Nutzung zu überwachen und die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien zu gewährleisten.

Wenn eine E-Mail-Signaturplattform in einem Land gehostet wird, das nicht Ihren Datenschutzanforderungen entspricht, könnte dies ein Risiko darstellen. Sie könnten sogar unbeabsichtigt gegen Vorschriften verstoßen. 

3. Rollenbasierter Zugriff befähigt andere sicher 

E-Mail-Signaturen sind ein wichtiges, funktionsübergreifendes Tool, das mehrere organisatorische Anforderungen erfüllt. Marketingteams setzen sie ein, um ein konsistentes Branding zu gewährleisten und Kampagnen zu fördern. HR nutzt sie für interne Kommunikation und zur Weitergabe von Mitarbeiterressourcen. Die Rechtsabteilung verwendet sie, um E-Mail-Haftungsausschlüsse für die Einhaltung von Vorschriften hinzuzufügen.

Dennoch trägt die IT oft die Verantwortung für die Aktualisierung von E-Mail-Signaturen. Das Gleichgewicht zwischen dieser Aufgabe und anderen Prioritäten kann zu Verzögerungen führen.

Eine moderne E-Mail-Signaturlösung sollte Ihnen ermöglichen: 

• Nicht-technischen Benutzern das Entwerfen und Verwalten von E-Mail-Signaturen über eine benutzerfreundliche Oberfläche ohne IT-Kenntnisse zu erlauben.

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) zu nutzen, um Rollen wie Administratoren, Designer oder Prüfer mit spezifischen Zugriffsebenen zuzuweisen.

• E-Mail-Signaturvorlagen zu optimieren, indem Attribute aus Verzeichnissen wie Azure AD oder Google Directory gezogen werden, damit Kontaktdaten stets aktuell sind.

Nick wies darauf hin, wie Self-Service durch Mitarbeiter die Einbindung der IT reduziert und dennoch die Kontrolle behält. Mit der richtigen E-Mail-Signaturlösung kann das Marketingteam eine neue Kampagne starten, ohne ein Support-Ticket zu eröffnen.

4. Ausfallzeiten sollten Ihr Branding nicht beeinträchtigen

Ihre E-Mail-Signaturen müssen auch bei Plattformausfällen konsistent und funktionsfähig bleiben, um Ihre Markenidentität und Professionalität zu wahren. Eine kontinuierliche Geschäftstätigkeit verhindert inkonsistente Kommunikation und schützt das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Bevor Sie einen Anbieter für E-Mail-Signaturverwaltung auswählen, sollten Sie die richtigen Fragen stellen: 

• Wie hoch ist die garantierte Verfügbarkeit? Suchen Sie nach einem Anbieter mit mindestens 99,99 % Verfügbarkeit, um Ausfallzeiten zu minimieren und einen konsistenten Service zu gewährleisten.

• Was passiert, wenn der Service ausfällt? Fragen Sie nach deren Notfallplänen. Ein guter Anbieter stellt sicher, dass E-Mails auch während Ausfällen zugestellt werden.

• Wird die Plattform in geo-redundanten Regionen gehostet? Geo-Redundanz bedeutet, dass die Infrastruktur des Anbieters an mehreren Standorten betrieben wird. Dies stellt die Servicekontinuität sicher, falls ein Rechenzentrum ausfällt.

Exclaimer-Lösungen sind auf Zuverlässigkeit ausgelegt und stellen sicher, dass die Signaturanwendung niemals ein einzelner Schwachpunkt ist. Es mag wie ein kleines Detail erscheinen, bis es wirklich darauf ankommt.

5. Konsistenz über Geräte, Clients und Benutzer hinweg

Jeder Mitarbeiter sollte eine einheitliche E-Mail-Signatur haben, egal ob er Outlook, Gmail oder eine mobile App verwendet. Markenkonsistenz ist ein starkes Vertrauenssignal, besonders in der 1:1-E-Mail-Kommunikation. Ohne eine zentrale Lösung können inkonsistente E-Mail-Signaturen Verwirrung stiften und Ihre Marke schwächen.

Wählen Sie eine Lösung, die Folgendes unterstützt: 

• Mehrere Bereitstellungsoptionen: Verwenden Sie die clientseitige Bereitstellung für Sichtbarkeit und Echtzeit-Updates oder die serverseitige Bereitstellung für Sicherheit, Kontrolle und zentrale Verwaltung.

• Granulares Targeting: Richten Sie gezielte Nachrichten an bestimmte Gruppen nach Abteilung, Rolle, Standort oder Empfängertyp, um sicherzustellen, dass die richtige Botschaft die richtige Zielgruppe erreicht.

• Dynamische Elemente: Fügen Sie Funktionen wie Werbebanner, CTAs oder Haftungsausschlüsse hinzu, die automatisch basierend auf voreingestellten Bedingungen oder Echtzeitdaten aktualisiert werden. Dies hält Ihre Inhalte relevant und auf die Geschäftsanforderungen abgestimmt.

Was das für IT-Teams bedeutet

Egal, ob Sie Systemadministrator, IT-Manager oder Sicherheitsverantwortlicher sind – Ihre Rolle bei der Auswahl einer E-Mail-Signaturlösung ist wichtiger denn je. Es geht nicht darum, dem Marketingteam zu helfen, Signaturen „schön aussehen zu lassen“. Sie sorgen für sichere Zustellung, regulatorische Konformität und operative Effizienz.

Wie Karl es ausdrückte: „E-Mail-Signaturen sind ein überraschender blinder Fleck in der IT. Aber wenn man sich erst einmal mit den Sicherheits- und Compliance-Aspekten befasst, wird klar, dass sie mehr Aufmerksamkeit verdienen, als sie normalerweise erhalten.“

Die gute Nachricht? Mit der richtigen E-Mail-Signaturlösung können Sie nicht-technischen Teams die Flexibilität geben, die sie benötigen, ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Skalierbarkeit einzugehen. Und das alles bei gleichzeitiger Reduzierung der Arbeitslast für die IT.

Worauf Sie bei einer vertrauenswürdigen E-Mail-Signaturlösung achten sollten

Verwenden Sie bei der Bewertung von Lösungen eine Checkliste basierend auf diesen fünf Bereichen. Sie können auch auf unseren Email Signature Management Solution Buyer’s Guide zurückgreifen, der detaillierte Arbeitsblätter und Bewertungswerkzeuge enthält.

Bereit, die Kontrolle über Ihre E-Mail-Signaturen zu übernehmen?

Wenn Ihre aktuelle Vorgehensweise auf manuellen Updates, Benutzer-Compliance oder veralteten Tools basiert, ist es Zeit, Ihre Signaturverwaltung zu überdenken.

Exclaimers E-Mail-Signaturmanager bietet IT-Teams eine sichere, zentrale Plattform, die:

• Nahtlos mit Microsoft 365 und Google Workspace arbeitet

• Vollständigen rollenbasierten Zugriff und Verzeichnissynchronisierung bietet

• Markenkonsistenz in jeder Nachricht sicherstellt

• Compliance durch Zertifizierungen und sichere Architektur unterstützt

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