Best Practices für die Sicherheit von E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen werden oft als ein Branding-Tool angesehen, spielen jedoch auch eine wichtige Rolle in der Cybersicherheit. Wenn sie nicht verwaltet oder gesichert werden, können E-Mail-Signaturen zu einer Schwachstelle werden. Unternehmen sind dabei Risiken wie Phishing, Datenlecks und Identitätsdiebstahl ausgesetzt. Laut dem Verizon Data Breach Investigations Report 2023 sind Phishing-Angriffe für über 60% aller Datenlecks verantwortlich. Diese Angriffe nutzen oft kompromittierte E-Mail-Signaturen, um betrügerische Nachrichten legitim erscheinen zu lassen.

In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die besten Praktiken für die Sicherheit von E-Mail-Signaturen, damit die E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens professionell, konsistent und sicher bleibt.

Warum ist die Sicherheit von E-Mail-Signaturen wichtig?

Die Sicherheit von E-Mail-Signaturen spielt eine Schlüsselrolle beim Schutz eines Unternehmens vor Cyberbedrohungen und trägt gleichzeitig zur Professionalität und Einhaltung von Vorschriften bei. Die wichtigsten Gründe im Überblick:

Phishing und Spoofing verhindern

Ungesicherte E-Mail-Signaturen können von Angreifern ausgenutzt werden, um Mitarbeiter zu imitieren, was zu Phishing-Angriffen führt. Durch die Sicherung von E-Mail-Signaturen verringern Unternehmen die Wahrscheinlichkeit, dass ihre E-Mails gefälscht werden, und schützen damit Mitarbeiter, Kunden und Partner vor betrügerischen Nachrichten.

Schutz von Daten

E-Mail-Signaturen enthalten persönliche und geschäftliche Informationen wie Namen, Berufsbezeichnungen und Telefonnummern. Wenn diese Daten nicht gesichert sind, können sie abgefangen oder manipuliert werden, was zu Datenlecks oder dem Missbrauch sensibler Informationen führen kann.

Kontrolle über Ihre Marke behalten

Konsistente und sichere E-Mail-Signaturen stellen sicher, dass jede Kommunikation die Marke und Professionalität des Unternehmens widerspiegelt. Unsichere Signaturen ermöglichen unbefugte Änderungen durch Dritte, was den Ruf des Unternehmens schädigen und bei Empfängern Verwirrung stiften kann.

Einhaltung von Vorschriften

Viele Branchen, wie das Gesundheitswesen und der Finanzsektor, unterliegen strengen Vorschriften, wie persönliche Informationen gehandhabt werden müssen. Dies gilt auch auf regionaler Ebene, da 137 von 194 Ländern weltweit Datenschutzgesetze erlassen haben. Sichere E-Mail-Signaturen mit erforderlichen Haftungsausschlüssen helfen Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und potenzielle rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden.

Vertrauenswürdig und glaubwürdig bleiben

Eine gut verwaltete und sichere E-Mail-Signatur vermittelt Professionalität und Vertrauenswürdigkeit. Die Sicherstellung, dass E-Mail-Signaturen sicher und standardisiert über alle Abteilungen hinweg sind, trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden und Partnern zu wahren.

Menschliches Versagen als Sicherheitsrisiko

Menschliches Versagen ist eine der größten Schwachstellen bei der Sicherheit von E-Mail-Signaturen. Obwohl Technologie entscheidend für die Sicherung von E-Mail-Signaturen ist, hängt ihre Effektivität oft von den Personen ab, die sie verwenden – und diese sind häufig das schwächste Glied in der Cybersicherheitskette.

So kann menschliches Versagen die Sicherheit einer Organisation durch E-Mails und E-Mail-Signaturen gefährden:

1. Phishing- und Social-Engineering-Angriffe

Trotz der besten technischen Abwehrmaßnahmen nutzen Angreifer häufig das Verhalten von Menschen aus, um die E-Mail-Sicherheit zu gefährden. Phishing-E-Mails zielen darauf ab, Benutzer dazu zu bringen, ihre Anmeldeinformationen preiszugeben, was zu einem unbefugten Zugriff auf wichtige Systeme führt. Einmal im System, können Angreifer E-Mail-Signaturen ändern, um Mitarbeiter zu imitieren und weitere Cyberangriffe mit kompromittierten Konten zu starten.

Eine Phishing-E-Mail, die scheinbar vom CEO stammt, könnte Mitarbeiter anweisen, auf schädliche Links innerhalb der E-Mail-Signatur zuzugreifen. Dies könnte dazu führen, dass Mitarbeiter unwissentlich Malware an Kunden oder Partner weitergeben, was katastrophale Auswirkungen auf das Vertrauen in Ihre Marke haben könnte.

2. Unbeabsichtigte Fehlkonfiguration

Wenn Mitarbeiter manuell ihre persönlichen E-Mail-Signaturen aktualisieren, sind Fehler nahezu unvermeidlich. Sie könnten vergessen, rechtliche Hinweise hinzuzufügen, wichtige Unternehmensdetails entfernen oder versehentlich alte oder veraltete Kontaktinformationen verwenden.

Im besten Fall führt dies zu Verwirrung; im schlimmsten Fall kann es zu rechtlichen Risiken und einem Imageschaden kommen. Es kann auch Phishing- oder Spoofing-Versuche erleichtern, da Angreifer diese Inkonsistenzen ausnutzen können.

3. Unsichere E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen enthalten oft persönliche Informationen wie Namen, Jobtitel, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wenn Mitarbeiter Nachrichten mit unsicheren oder falsch konfigurierten Signaturen senden, können sensible Informationen unbefugten Dritten zugänglich gemacht werden.

Um menschliches Versagen als Sicherheitsrisiko bei E-Mail-Signaturen zu bekämpfen, sind Schulungen, Bewusstseinsbildung und klare Prozesse für die Verwaltung von Signaturen entscheidend. Darüber hinaus ist eine zentralisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen eine zuverlässige Methode, um alle möglichen Fehler bei E-Mail-Signaturen zu verhindern.

10 bewährte Methoden für die Sicherheit von E-Mail-Signaturen

Hier sind einige bewährte Praktiken für die Sicherheit von E-Mail-Signaturen, die Ihrem Unternehmen helfen können, potenzielle Risiken zu minimieren:

1. Zentralisiertes Management von E-Mail-Signaturen

Verwenden Sie eine plattformübergreifende Lösung für zentrales E-Mail-Signatur-Management, um die Signaturen in Ihrer gesamten Organisation zu standardisieren.

Dadurch können nur autorisierte Personen oder Teams Änderungen an E-Mail-Signaturen vornehmen, was das Risiko menschlicher Fehler und unautorisierter Änderungen minimiert.

2. Konsistente Anwendung auf allen Geräten und Plattformen

Sorgen Sie dafür, dass Signaturen auf allen webfähigen Geräten und E-Mail-Plattformen, wie Microsoft 365 und Google Workspace, einheitlich sind. Dies vermeidet Diskrepanzen, die Angreifer ausnutzen könnten.

Implementieren Sie eine Signaturmanagement-Lösung, die Signaturen serverseitig anwendet, anstatt sich auf einzelne Geräte zu verlassen, um Umgehungen zu verhindern.

3. Notwendige rechtliche Hinweise einfügen

Fügen Sie rechtliche Hinweise in Ihre E-Mail-Signaturen ein, insbesondere wenn dies gesetzlich in Ihrer Region oder Branche vorgeschrieben ist. Diese schützen Ihr Unternehmen vor Haftungsansprüchen und Datenschutzverletzungen. Stellen Sie sicher, dass diese Hinweise in allen ausgehenden E-Mails aktuell und einheitlich sind.

4. E-Mail-Authentifizierung und Verschlüsselung

Implementieren Sie Authentifizierungsprotokolle wie SPF, DKIM und DMARC, um Absenderidentitäten zu verifizieren und das Risiko von E-Mail-Spoofing zu reduzieren.

Verschlüsseln Sie E-Mails mit sensiblen Informationen, um den Inhalt vor unbefugtem Zugriff zu schützen, insbesondere in regulierten Branchen und Bereichen, in denen Vertraulichkeit entscheidend ist, wie z. B. im Gesundheitswesen.

5. Überwachung und Prüfung der Signaturnutzung

Führen Sie regelmäßig Audits und Überwachungen Ihrer E-Mail-Signaturen durch, um ungewöhnliche Änderungen oder Anzeichen von Manipulation zu erkennen.

Verfolgen Sie, wer Zugriff auf Ihr Signaturmanagement-System hat, und überprüfen Sie regelmäßig die Berechtigungen, um unbefugten Zugriff oder Missbrauch zu verhindern.

6. Mitarbeiterschulungen zur Signatursicherheit

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie Phishing-Versuche erkennen können, insbesondere solche, die mit der Manipulation oder dem Missbrauch von E-Mail-Signaturen zusammenhängen.

Betonen Sie die Bedeutung, E-Mail-Signaturen nicht zu verändern, und fordern Sie dazu auf, verdächtige Änderungen sofort zu melden.

7. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) implementieren

Schützen Sie Ihr Signaturmanagement-System durch die Einführung von MFA. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, um unbefugte Zugriffe und Änderungen an E-Mail-Signaturen zu verhindern.

8. Sichere Links für externe Inhalte verwenden

Verwenden Sie HTTPS-Links, wenn Ihre E-Mail-Signatur externe Links enthält, um Man-in-the-Middle-Angriffe zu vermeiden. Verzichten Sie auf gekürzte URLs, da diese das Ziel verschleiern und Empfänger dazu verleiten könnten, auf bösartige Links zu klicken.

9. Minimierung persönlicher Informationen

Fügen Sie nur notwendige Informationen in E-Mail-Signaturen ein. Verzichten Sie auf sensible Daten wie private Telefonnummern, die bei einer Kompromittierung ausgenutzt werden könnten. In Branchen, in denen der Datenschutz besonders wichtig ist, sollten bestimmte Details anonymisiert werden, wenn sie nicht benötigt werden.

10. Richtlinien für E-Mail-Signaturen regelmäßig aktualisieren und prüfen

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Richtlinien für E-Mail-Signaturen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Cybersicherheitsstandards, gesetzlichen Anforderungen und Markenrichtlinien entsprechen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über Updates und bewährte Verfahren zur Sicherheit und Nutzung von E-Mail-Signaturen informiert sind.

Durch die Umsetzung dieser bewährten Methoden kann Ihr Unternehmen Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit E-Mail-Signaturen minimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und das Vertrauen in Ihre Kommunikation aufrechterhalten.

Fallstudien

Hier sind einige bekannte Fallstudien, die die schwerwiegenden Folgen von Sicherheitslücken in Organisationen, insbesondere im Zusammenhang mit E-Mail- und Kommunikationsschwachstellen, hervorheben:

1. Sony Pictures Hack (2014)

Sony Pictures war das Opfer eines massiven Cyberangriffs, bei dem Hacker Zugriff auf das Netzwerk des Unternehmens erhielten, vertrauliche Daten stahlen und private E-Mails, Drehbücher sowie Mitarbeiterinformationen veröffentlichten. Die Angreifer nutzten Phishing-Angriffe und unzureichende interne E-Mail-Sicherheit als zentrale Einstiegspunkte.

Auswirkungen:

• Sensible Mitarbeiterinformationen, einschließlich Sozialversicherungsnummern und Gesundheitsinformationen, wurden offengelegt.

• Unternehmensgeheimnisse, vertrauliche Verträge und unveröffentlichte Filme wurden geleakt.

• Das Unternehmen erlitt erheblichen Reputationsschaden, rechtliche Konsequenzen und finanzielle Verluste.

Schwächen in der E-Mail-Sicherheit können zu erheblichen Verstößen gegen den Schutz vertraulicher Informationen führen. Dies unterstreicht die Bedeutung von starker Verschlüsselung, sicherer Kommunikation und einem effektiven Management von E-Mail-Signaturen, um Phishing und Datenverluste zu verhindern.

2. Target-Datenpanne (2013)

Target erlitt eine der größten Datenschutzverletzungen der Geschichte, bei der Hacker Zugriff auf die Kreditkartendaten von über 40 Millionen Kunden erhielten. Der Angriff begann mit einer Phishing-E-Mail, die an einen HLK-Dienstleister geschickt wurde, der mit Target zusammenarbeitete. Dadurch konnten die Angreifer über eine schlecht gesicherte Drittanbieter-Verbindung auf das Target-Netzwerk zugreifen.

Auswirkungen:

• 40 Millionen Kredit- und Debitkartenkonten wurden kompromittiert, und die persönlichen Informationen von 70 Millionen Kunden wurden offengelegt.

• Target musste über 18 Millionen Dollar an Vergleichen zahlen und sah sich Sammelklagen gegenüber.

• Der Ruf des Unternehmens erlitt erheblichen Schaden, was zu einem vorübergehenden Rückgang der Umsätze und des Kundenvertrauens führte.

Diese Datenpanne verdeutlicht die Bedeutung der Sicherung von E-Mail-Kommunikation mit Drittanbietern und Partnern. Sie zeigt, wie wichtig es ist, dass Anbieter über angemessene Sicherheitsprotokolle verfügen. Schwachstellen in einem Teil der E-Mail-Kette können ein gesamtes Netzwerk gefährden.

3. Maersk-Ransomware-Angriff (2017)

Der global agierende Schifffahrtsriese Maersk wurde von der NotPetya-Ransomware getroffen, die Schwachstellen in ihrem Netzwerk ausnutzte. Die Ransomware verbreitete sich durch Phishing-E-Mails und Software-Sicherheitslücken und legte weltweit den Betrieb lahm.

Auswirkungen:

• Maersk musste 4.000 Server, 45.000 PCs und 2.500 Anwendungen neu installieren, was massive Betriebsunterbrechungen verursachte.

• Die Gesamtkosten des Angriffs wurden auf 300 Millionen Dollar geschätzt.

• Maersks Fähigkeit, Fracht weltweit zu bewegen, wurde wochenlang gestoppt, was das Kundenvertrauen beeinträchtigte und erhebliche Umsatzeinbußen verursachte.

Dieser Fall unterstreicht die Notwendigkeit robuster E-Mail-Sicherheitsprotokolle, um zu verhindern, dass sich Ransomware über E-Mail-Anhänge oder Phishing verbreitet. Regelmäßige Systemupdates und eine sichere, zentralisierte Plattform für das Management von E-Mail-Signaturen können Hacker daran hindern, Schadsoftware zu verbreiten.

Schützen Sie die Kommunikation Ihres Unternehmens

E-Mail-Signaturen mögen wie ein kleiner Teil der Kommunikation Ihres Unternehmens erscheinen, aber sie können die erste Verteidigungslinie gegen Phishing, Spoofing und kostspielige Ransomware-Angriffe sein. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Organisation nicht durch die Vernachlässigung dieses kritischen Teils Ihrer E-Mail-Sicherheitsstrategie gefährdet ist.

Bei Exclaimer schützen wir Daten in jeder Phase. Von der Einbindung von DevSecOps-Ingenieuren beim Aufbau neuer Produkte bis hin zum Einsatz fortschrittlicher Webanwendungs-Firewalls während der Verarbeitung und dem Schutz von Gateways mit aktivem DDoS-Schutz.

Das bedeutet, dass Daten in jeder Phase verschlüsselt werden, mit TLS für Sicherheit im gesamten Netzwerk, das wir kontinuierlich scannen, um Probleme zu beheben, bevor sie auftreten. Erfahren Sie hier mehr, wie wir Ihre E-Mail-Kommunikation schützen.

Halten Sie Ihre E-Mails sicher, indem Sie diese zentral über eine Plattform steuern. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion von Exclaimer an oder fordern Sie eine Demo an.