Do e-maildisclaimers nog steeds belangrijk?

Het toenemende aantal e-maillwetten heeft een grote impact op hoe e-mail wordt gebruikt in de zakenwereld. Van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) tot de California Consumer Privacy Act (CCPA), e-mail wordt steeds strenger gereguleerd nu phishing, spam en cyberaanvallen steeds vaker voorkomen.

Wat dacht je van e-maildisclaimers?

Met nieuwe regelgeving van kracht en verschuivingen in e-mailtrends, doen e-maildisclaimers er nog steeds toe?

Laten we die vraag beantwoorden met een andere vraag. Hoeveel e-mails sturen uw werknemers per jaar? Waarschijnlijk zal dat in de duizenden zijn, zo niet meer. Dat biedt veel kansen voor slechts één e-mail om de reputatie van uw bedrijf te schaden, hetzij per ongeluk of kwaadwillig, door lasterlijke opmerkingen, lekken van vertrouwelijke gegevens, schending van het auteursrecht of de verspreiding van virale inhoud.

Zelfs vandaag de dag is het absoluut zinvol voor bedrijven van alle groottes om e-maildisclaimers te gebruiken ter bescherming van hun merkreputatie en bedrijfsaansprakelijkheid.

Waarom gebruiken we ze in de eerste plaats?

Ze zien er uiteindelijk niet geweldig uit. E-maildisclaimers werden oorspronkelijk gemaakt om vertrouwelijkheidsinbreuken te dekken, te voldoen aan e-mailregelgeving en bedrijven te beschermen tegen aansprakelijkheid voor nalatig advies.

Sommige partijen zeggen dat e-maildisclaimers geen autoriteit hebben, echter, de bewoording is ontworpen om u te beschermen en juridische stappen tegen u te voorkomen. Een e-maildisclaimer, wanneer correct geschreven, kan u op de volgende gebieden dekken:

• Schending van vertrouwelijkheid

• Aansprakelijkheid van de werkgever

• Aansprakelijkheid voor de onbedoelde verspreiding van computervirussen

• Per ongeluk schenden van vertrouwelijkheid

• Onbedoeld aangaan van overeenkomsten

• Onachtzame onjuiste verklaring

• Regionale wettelijke of regelgevende vereisten

E-maildisclaimers in de praktijk

In geavanceerde markten, zoals de Europese Unie en Noord-Amerika, zijn er regelgevingen die bedrijven verplichten om disclaimers aan e-mails toe te voegen, iets dat waarschijnlijk niet snel zal veranderen.

Amerikaanse e-maildisclaimerwetten

Neem de Verenigde Staten als voorbeeld. Het heeft de meest complete set van e-maillimietwetten ter wereld. De Federal Information Security Management Act (FISMA) stelt dat voor regelgeving naleving een passende disclaimer moet worden opgenomen in alle e-mailcommunicatie. Dit sijpelt dan door naar verschillende industrieën waar verschillende vereisten gelden.

Laten we eens kijken naar de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Deze wet beveelt sterk aan dat zorgorganisaties e-maildisclaimers gebruiken om de vertrouwelijkheid van patiënten in alle communicatie te benadrukken.

Een disclaimer zorgt er niet voor dat een bedrijf volledig voldoet aan de HIPAA-wetgeving. Desalniettemin zorgt het ervoor dat patiënten het volgende weten:

• De e-mail die ze ontvangen is niet 100% veilig

• De inhoud geplaatst binnen het bericht is vertrouwelijk

• The message should be forwarded to the appropriate person if they are not the correct recipient.

Een voorbeeld van een HIPAA-e-maildisclaimer zou kunnen zijn:

De informatie in deze verzending kan vertrouwelijke informatie bevatten, inclusief patiëntinformatie die beschermd wordt door federale en staatsprivacywetten. Het is alleen bedoeld voor gebruik door de hierboven genoemde persoon(en). Als u niet de bedoelde ontvanger bent, wordt u hierbij op de hoogte gebracht dat elke beoordeling, verspreiding, distributie of duplicatie van deze communicatie ten strengste verboden is. Als u niet de bedoelde ontvanger bent, neem dan contact op met de afzender via e-mail en vernietig alle kopieën van het oorspronkelijke bericht.

Email disclaimerwetten in Canada

Andere landen verplichten echter e-maildisclaimers op alle berichten. De Canada Anti-Spam Legislation (CASL) vereist dat alle bedrijven een zeker niveau van toestemming verkrijgen voordat ze e-mailberichten naar een ontvanger sturen. Dit betekent dat alle e-mailhandtekeningen passende wettelijke tekst moeten bevatten met afmeldingskoppelingen op hun plaats.

Dit geeft consumenten in feite volledige controle over hun e-mailberichten. Deze wet is van toepassing op alle inkomende en uitgaande e-mailberichten, en het schenden van deze wet kan uw organisatie tot $10 miljoen kosten.

Bescherm uw bedrijf met een e-maildisclaimer

Als onderdeel van een professionele e-mailhandtekening is het nog steeds ten zeerste aan te raden om een passende juridische disclaimer te gebruiken in uw e-mails. Het is simpelweg niet de moeite waard om het risico te lopen uw bedrijf onbeschermd achter te laten zonder een disclaimer.

Het is waar dat e-maildisclaimers u nooit 100% bescherming zullen bieden tegen juridische stappen, maar het is verstandig om disclaimers op te nemen om een extra beschermingsniveau te bieden.

Onthoud ook dat wetten veranderen, dus u moet ervoor zorgen dat u up-to-date blijft. Ook kan de tekst in uw e-maildisclaimer werken voor het ene gebied, maar niet voor het andere.

Wat is de beste praktijk voor e-maildisclaimers?

Er zijn een paar beste praktijken om in gedachten te houden bij het maken van een e-maildisclaimer voor uw bedrijf:

Houd het beknopt: Lange e-maildisclaimers kunnen afschrikken. Streef naar bondigheid terwijl u de nodige punten behandelt.

Maak het leesbaar: Gebruik eenvoudige taal om ervoor te zorgen dat ontvangers de disclaimer begrijpen.

Regelmatig bijwerken: Bekijk en werk de disclaimer regelmatig bij om ervoor te zorgen dat deze relevant blijft en voldoet aan eventuele nieuwe wettelijke vereisten.

Zichtbaarheid: Plaats de disclaimer aan het einde van de e-mail, maar zorg ervoor dat deze nog steeds opvalt en leesbaar is.

Consistentie: Zorg ervoor dat uw disclaimers consistent zijn binnen uw hele organisatie met behulp van een e-mailhandtekeningenbeheerder.

Gebruik Exclaimer om e-maildisclaimers af te dwingen op alle berichten

Het gebruiken van de e-mail handtekening beheer oplossing van Exclaimer is een slimme manier om alle disclaimer inhoud centraal te beheren. Met Exclaimer, kunt u ervoor zorgen dat alle zakelijke e-mails van gebruikers altijd de vereiste wettelijke disclaimers bevatten die zijn afgestemd op hun regio.

Dus, zeg gedag tegen de stress of je e-mails wel of niet voldoen en vertrouw op Exclaimer om je te beschermen.

Meld je aan voor een gratis proefversie van onze e-mail handtekening software of plan een online demonstratie om de voordelen zelf te zien.