Les 5 facteurs IT à évaluer lors du choix d'une solution de signature email

La gestion des signatures email peut ne pas sembler être une priorité pour les équipes IT, mais ignorer les risques pourrait exposer toute votre organisation à des vulnérabilités.

Bien que les signatures email soient souvent perçues comme une tâche liée au design ou au branding, elles comportent une empreinte technique qui impacte votre infrastructure, votre conformité et l'expérience utilisateur. Une mauvaise gestion des signatures peut entraîner de graves problèmes tels que des attaques de phishing, des usurpations d'identité, une incohérence de marque et des échecs d'audit.

Lors d'un récent webinaire axé sur l'IT, Nick Cavalancia, 4 fois MVP Microsoft et PDG de Conversational Geek, et Karl Bagci, responsable de la sécurité informatique chez Exclaimer, ont détaillé les cinq considérations IT essentielles à prendre en compte lors de l'évaluation d'une solution de signature email. Si vous êtes chargé d'évaluer une plateforme, voici ce que vous devez savoir.

Pourquoi l'IT ne peut pas se permettre d'ignorer les signatures email

Les signatures email doivent être perçues comme bien plus que de simples coordonnées. Chacune représente un risque potentiel, une source de malentendu ou une incohérence. Sans contrôle centralisé, les organisations s'appuient souvent sur des configurations manuelles, des modèles mal appliqués ou des outils tiers qui contournent les mesures de sécurité internes.

Lors du webinaire, Nick a présenté des cas où des équipes IT ont passé jusqu'à 60 heures par semaine à gérer manuellement les mises à jour des signatures. Cela engendre une perte de temps, des problèmes de productivité, des vulnérabilités de sécurité et des risques de non-conformité.

C'est là qu'une solution de gestion des signatures email fait toute la différence. L'automatisation des mises à jour des signatures peut améliorer considérablement la cohérence et la sécurité dans tous les emails des employés, permettant ainsi aux équipes IT de se concentrer sur des tâches plus critiques.

Alors, quels sont les critères IT à considérer pour choisir une solution de signature email ?

Les principales considérations lors du choix d'une solution de signature email

1. L'architecture de sécurité est plus importante que vous ne le pensez

Certaines solutions de signature email acheminent les emails via des serveurs externes pour ajouter les signatures. Ce processus redirige les emails internes et sortants en dehors de l'environnement sécurisé de votre organisation. Si la solution ne dispose pas d'une sécurité de niveau entreprise, cela crée des risques importants.

Une solution de signature email robuste devrait :

• Prendre en charge le déploiement côté serveur et côté client en fonction des cas d'utilisation

• Garantir le chiffrement lors de l'application des signatures, notamment lorsque les signatures sont ajoutées pendant le transport des emails

Karl a souligné l'importance des principes de conception zéro confiance, un cadre de sécurité basé sur l'idée de "ne jamais faire confiance, toujours vérifier." Contrairement aux modèles traditionnels qui supposent que tout ce qui se trouve dans un réseau est sûr, le zéro confiance exige une vérification stricte de l'identité pour chaque personne ou appareil accédant aux ressources. En limitant l'accès au système uniquement à ce qui est nécessaire, le zéro confiance réduit l'exposition, limite les risques de violation et offre un meilleur contrôle des données sensibles.

2. La confidentialité des données et la conformité ne sont pas facultatives

Les signatures email contiennent souvent des informations personnellement identifiables (PII), telles que des noms, des adresses email, des numéros de téléphone et des titres de poste. Ces données sont soumises à des réglementations strictes en matière de confidentialité, comme le RGPD et le CCPA. Une mauvaise gestion de ces données peut entraîner des problèmes de conformité, des sanctions légales et une perte de confiance des utilisateurs. Les organisations doivent gérer les PII dans les signatures de manière responsable, les stockant, les partageant et les utilisant en pleine conformité avec les lois de confidentialité pour protéger les informations sensibles.

Choisissez des solutions de signature email qui :

• Fournissent des options de résidence des données régionales, permettant aux organisations de stocker leurs données dans des régions spécifiques telles que l'UE, le Royaume-Uni ou les États-Unis.

• Offrent une sécurité de premier ordre grâce aux certifications ISO 27001 et SOC 2, mettant en avant la protection des données, la gestion des risques et l'excellence opérationnelle.

• Incluent des fonctionnalités de sécurité telles que les journaux d'audit et les contrôles de souveraineté des données pour promouvoir la transparence, surveiller l'utilisation et respecter les règles et politiques juridictionnelles.

Si une plateforme de signature email est hébergée dans un pays qui ne répond pas à vos exigences en matière de confidentialité des données, cela pourrait vous mettre en risque. Vous pourriez même être en violation sans le savoir.

3. Les accès basés sur les rôles permettent d'habiliter les autres, en toute sécurité

Les signatures email sont un outil essentiel et transversal qui répond à de multiples besoins organisationnels. Les équipes marketing les utilisent pour maintenir une cohérence de la marque et promouvoir des campagnes. Les RH s'en servent pour les communications internes et le partage de ressources pour les employés. Le département juridique les utilise pour inclure des mentions légales afin de respecter la réglementation.

Cependant, l'IT assume souvent la responsabilité de la gestion des mises à jour des signatures email. Et équilibrer cette tâche avec d'autres priorités critiques peut entraîner des retards.

Une solution moderne de signature email devrait vous permettre de :

• Autoriser les utilisateurs non techniques à concevoir et gérer les signatures email via une interface facile à utiliser, sans expertise en IT.

• Utiliser le contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) pour attribuer des rôles tels qu'administrateurs, designers ou auditeurs avec des niveaux d'accès spécifiques.

• Rationaliser les modèles de signature email en extrayant les attributs des répertoires comme Azure AD ou Google Directory pour que les coordonnées soient toujours à jour.

Nick a souligné comment l'auto-gestion par les employés réduit l'implication de l'IT tout en maintenant le contrôle. Avec la bonne solution de signature email, l'équipe marketing peut lancer une nouvelle campagne sans avoir à ouvrir un ticket de support.

4. Les interruptions ne doivent pas nuire à votre marque

Vos signatures d'e-mail doivent rester cohérentes et fonctionnelles, même en cas d'interruption de la plateforme, afin de préserver votre identité de marque et votre professionnalisme. Maintenir la continuité des activités permet d’éviter des communications incohérentes et de protéger la confiance de vos clients et partenaires.

Avant de choisir un fournisseur de gestion de signatures d'e-mail, il est important de poser les bonnes questions :

• Quelle est la garantie de disponibilité ? Recherchez un fournisseur offrant au moins 99,99 % de disponibilité pour minimiser les interruptions et garantir un service constant.

• Que se passe-t-il si le service tombe en panne ? Renseignez-vous sur leurs plans de contingence. Un bon fournisseur garantit la livraison des e-mails même en cas de panne.

• La plateforme est-elle hébergée dans des régions géo-redondantes ? La géo-redondance signifie que l’infrastructure du fournisseur est répartie sur plusieurs emplacements. Cela assure la continuité du service si un centre de données tombe en panne.

Des solutions comme Exclaimer sont conçues pour la fiabilité, garantissant que l’application des signatures ne devienne jamais un point de défaillance. Cela peut sembler un petit détail, jusqu’au moment où ça compte vraiment.

5. Cohérence sur tous les appareils, clients et utilisateurs

Chaque employé devrait avoir une signature e-mail cohérente, qu'il utilise Outlook, Gmail ou une application mobile. La cohérence de la marque est un puissant signal de confiance, en particulier dans la communication par e-mail 1:1. Sans solution centralisée, des signatures e-mail incohérentes peuvent créer de la confusion et affaiblir votre marque.

Choisissez une solution qui propose :

• Plusieurs options de déploiement : Optez pour un déploiement côté client pour une visibilité et des mises à jour en temps réel, ou un déploiement côté serveur pour la sécurité, le contrôle et la gestion centralisée.

• Ciblage granulaire : Ciblez des groupes spécifiques par département, rôle, localisation ou type de destinataire pour garantir que le bon message atteigne la bonne audience.

• Éléments dynamiques : Ajoutez des éléments comme des bannières promotionnelles, des appels à l’action ou des mentions légales qui se mettent automatiquement à jour en fonction de conditions prédéfinies ou d’entrées en temps réel. Cela maintient votre contenu pertinent et aligné sur les besoins de votre entreprise.

  
  

Ce que cela signifie pour les équipes IT

Que vous soyez administrateur système, responsable IT ou chef de la sécurité, votre rôle dans la sélection d’une solution de signature e-mail est plus important que jamais. Cela ne signifie pas que vous aidez l’équipe marketing à “rendre les signatures jolies”. Vous garantissez une livraison sécurisée, une conformité réglementaire et une efficacité opérationnelle.

Comme Karl l’a dit : « Les signatures e-mail sont un angle mort surprenant en IT. Mais lorsque vous examinez les aspects de sécurité et de conformité, il est clair qu’elles méritent plus d’attention qu’elles n’en reçoivent habituellement. »

La bonne nouvelle ? Avec la bonne solution de signature e-mail, vous pouvez offrir aux équipes non techniques la flexibilité dont elles ont besoin sans compromettre la sécurité ou l’évolutivité. Et tout cela en réduisant la charge de travail de l’IT.

Ce qu’il faut rechercher dans une solution de signature e-mail fiable

Lors de l’évaluation des solutions, utilisez une checklist basée sur ces cinq domaines. Vous pouvez également consulter notre Guide d’achat d’une solution de gestion de signatures e-mail pour des outils d’évaluation et des feuilles de calcul détaillés.

Voici un résumé de ce que votre liste de présélection devrait inclure :

Prêt à reprendre le contrôle de vos signatures e-mail ?

Si votre méthode actuelle repose sur des mises à jour manuelles, la conformité des utilisateurs ou des outils obsolètes, il est temps de repenser la gestion de vos signatures.

Le gestionnaire de signatures e-mail d’Exclaimer offre aux équipes IT une plateforme centralisée et sécurisée qui :

• Fonctionne nativement avec Microsoft 365 et Google Workspace

• Offre un accès entièrement basé sur les rôles et une synchronisation avec l'annuaire

• Maintient la cohérence de la marque dans chaque message

• Garantit la conformité grâce à des certifications et une architecture sécurisée

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