Gestion centralisée des signatures e-mail: un guide d'implémentation étape par étape pour l'informatique

Sans une plateforme centralisée de gestion des signatures email, il est presque impossible de garantir la cohérence de la marque, la conformité et la sécurité pour des centaines ou des milliers d'employés.

La gestion manuelle des signatures d'e-mail signifie compter sur les utilisateurs individuels pour mettre à jour leurs propres modèles, copier-coller des designs ou appliquer des règles de flux de messagerie au niveau du serveur. Mais soyons honnêtes: la plupart des employés ne réfléchiront pas à deux fois avant de modifier leurs signatures, et d'autres processus manuels provoquent des dysfonctionnements dans les designs des signatures. Le résultat ? Un mélange de signatures d'e-mails incohérentes, non conformes et même risquées circulant dans les e-mails d'entreprise. 

Une solution centralisée de gestion des signatures email élimine ces problèmes en donnant au service informatique un contrôle total sur la conception, le déploiement et les mises à jour des signatures. Cela garantit que chaque email respecte les normes de la marque, inclut les mentions légales requises et réduit les risques de sécurité—le tout sans que l’informatique ait besoin d’impliquer les utilisateurs individuels ou de recourir à des solutions de contournement fastidieuses. 

Dans ce guide, nous aborderons: 

• Comment configurer une gestion centralisée des signatures email pour Microsoft 365 (Office 365) 

• Comment configurer une gestion centralisée des signatures email pour Google Workspace (G Suite) 

• Délégation et contrôle des accès 

Comment configurer la gestion centralisée des signatures email d'Exclaimer dans Microsoft 365 et Google Workspace

Ce guide explique le processus de configuration pour Microsoft 365 et Google Workspace, afin que les équipes informatiques puissent tirer pleinement parti de la gestion centralisée des signatures email.

6 étapes pour configurer une gestion centralisée des signatures email dans Microsoft 365 avec Exclaimer

Avec Exclaimer, les utilisateurs de Microsoft 365 peuvent automatiser et centraliser la gestion des signatures email, garantissant que chaque email est conforme, sécurisé et reflète votre marque—sans intervention des utilisateurs.

Voici les étapes pour implémenter Exclaimer pour Office 365:

Étape 1: Préparez l'intégration d'Exclaimer

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir:

• Un accès d'administrateur global à votre tenant Microsoft 365

• Un abonnement Exclaimer

Étape 2: Connecter Microsoft 365 à Exclaimer 

1. Connectez-vous au portail Exclaimer (https://portal.exclaimer.com). 

2. Cliquez sur Signatures, puis sur Commencer la configuration. 

3. Sélectionnez Microsoft 365 et cliquez sur Autoriser.

4. Connectez-vous avec vos identifiants de Microsoft 365 Global Admin. 

5. Accordez à Exclaimer les autorisations nécessaires pour gérer les signatures d'e-mails. 

6. Attendez qu'Exclaimer synchronise les utilisateurs et applique les paramètres de configuration. 

Étape 3: Configurer les règles de signature et les affectations d’utilisateurs 

1. Accédez à Signatures > Concepteur de signatures. 

2. Choisissez un modèle existant ou créez une nouvelle signature à l’aide de l’éditeur d’Exclaimer. 

3. Utilisez des champs dynamiques (par ex., Nom, Poste, Département) pour personnaliser les signatures. 

4. Sous Règles de signature, attribuez des signatures en fonction de: 

   
   

   • Départements (par exemple, RH, Ventes, IT) 

   • Domaines ou adresses e-mail 

   • Appareil ou plateforme (Outlook, mobile, webmail, etc.) 

5. Cliquez sur Enregistrer et appliquer.

Étape 4: Déployer Exclaimer dans votre organisation 

1. Accédez à Paramètres du flux de messagerie dans le portail Exclaimer. 

2. Choisissez le déploiement de signature Côté serveur ou Côté client: 

3. Côté serveur: Applique automatiquement les signatures à tous les e-mails sortants (idéal pour garantir la conformité). 

4. Côté client: Permet aux utilisateurs de voir et de sélectionner leur signature avant d'envoyer des e-mails. 

5. Cliquez sur Activer et testez la configuration.

Étape 5: Tester et vérifier vos signatures d'email 

1. Envoyez des emails de test depuis plusieurs appareils (ordinateur, mobile, Outlook). 

2. Vérifiez que la signature correcte s’affiche pour chaque utilisateur. 

3. Confirmez que les mentions légales, le branding et les champs dynamiques fonctionnent comme prévu.

Étape 6: Gestion et optimisation continues 

Avec Exclaimer en place, les équipes informatiques peuvent: 

• Surveiller les performances des signatures grâce aux analyses 

• Appliquer des mises à jour instantanément dans toute l’organisation 

• Automatiser l'intégration et le départ des nouveaux employés 

Besoin d'aide pour le dépannage? Consultez la page d'assistance d’Exclaimer. 

Comment configurer la gestion centralisée des signatures email dans Google Workspace avec Exclaimer 

Avec Exclaimer, les utilisateurs de Google Workspace peuvent centraliser la gestion des signatures email afin que chaque email soit conforme aux politiques de marque et de sécurité. 

Étape 1: Préparer l'intégration d'Exclaimer 

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir: 

• Un accès Super Admin Google Workspace 

• Un abonnement Exclaimer configuré pour Google Workspace 

Étape 2: Connecter Google Workspace à Exclaimer 

1. Connectez-vous au portail Exclaimer (https://portal.exclaimer.com) 

2. Cliquez sur Signatures, puis sur Commencer la configuration 

3. Sélectionnez Google Workspace et cliquez sur Autoriser 

4. Connectez-vous avec vos identifiants Super Admin Google Workspace 

5. Accordez l'accès API Exclaimer pour gérer les signatures Gmail 

6. Attendez que Exclaimer synchronise les détails des utilisateurs et les paramètres 

Step 3: Create and assign email signatures 

1. Allez dans Signatures > Créateur de signature 

2. Choisissez un modèle prédéfini ou créez une signature personnalisée 

3. Utilisez des champs dynamiques (par exemple, {givenName}, {title}, {company}) pour remplir automatiquement les informations utilisateur 

4. Dans Règles de signature, définissez des conditions basées sur: 

   
   

   • Département ou groupes d'utilisateurs (Marketing, Ventes, Support, etc.)

   • Domaines Google Workspace 

   • Appareils (Bureau, Mobile, Webmail) 

5. Cliquez sur Enregistrer et Appliquer

Étape 4: Déployer les signatures Exclaimer dans Gmail 

1. Accédez à Déploiement de signature Gmail dans Exclaimer 

2. Choisissez entre: 

   • Signatures côté serveur – Appliquées automatiquement lors de l'envoi des e-mails 

   • Signatures côté client – Les utilisateurs voient leurs signatures avant l'envoi 

3. Cliquez sur Activer le déploiement

Étape 5: Tester et vérifier vos signatures 

1. Envoyez des emails de test depuis différents appareils 

2. Vérifiez que les signatures s'affichent correctement sur Gmail, les applications mobiles et le webmail 

3. Confirmez que les mentions légales, les éléments de marque et les champs dynamiques s'affichent comme prévu 

Étape 6: Gestion et optimisation continue

Avec Exclaimer gérant vos signatures e-mail Google Workspace, le service informatique peut:

• Assurer une conformité à 100 % avec les politiques de sécurité

• Appliquer des mises à jour instantanées à tous les utilisateurs

• Surveiller l'engagement des e-mails en utilisant des bannières et des CTA

Besoin d'aide? Visitez la page d'assistance d'Exclaimer.

Délégation et contrôle d'accès: Comment l'informatique peut responsabiliser les équipes tout en préservant la sécurité 

Les équipes Marketing, RH, Ventes, Service Client et Conformité ont souvent besoin de gérer les éléments comme le branding, les bannières et les mentions légales. Cependant, donner un accès complet aux systèmes informatiques peut entraîner des risques de sécurité. 

Avec la gestion centralisée des signatures d'e-mail et les autorisations basées sur les rôles, l'informatique peut déléguer les mises à jour des signatures tout en maintenant la sécurité, la conformité et le contrôle, et voici comment cela aide:

• Réduit la charge de travail IT – L'équipe IT n'a plus besoin de gérer chaque petite mise à jour. 

• Assure la cohérence de la marque – Le marketing peut mettre à jour les signatures sans attendre l'équipe IT. 

• Améliore l'agilité – Les RH peuvent rapidement déployer des bannières de recrutement. Les équipes commerciales peuvent facilement personnaliser leurs signatures avec des liens de réservation ou du contenu en fonction de l'étape du prospect dans l'entonnoir. 

• Renforce la sécurité – Les permissions empêchent les modifications non autorisées ou les mauvaises configurations. 

Meilleures pratiques pour le contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)

1. Définir des rôles et autorisations clairs

Avant d’attribuer des accès, identifiez qui en a besoin et dans quelle mesure:

• Admins IT – Contrôle total sur le déploiement des signatures, les intégrations et les paramètres de sécurité.

• Marketing et Marque – Peuvent concevoir et mettre à jour les modèles de signature, mais ne peuvent pas modifier les paramètres IT.

• Ventes – Peuvent personnaliser les signatures en fonction des segments ou des campagnes.

• Service Client – Peuvent réaliser du cross-sell et up-sell auprès des clients existants, ainsi que déployer des enquêtes de feedback en un clic.

• RH et Juridique – Peuvent ajouter des mentions légales et des textes juridiques, mais ne peuvent pas modifier le branding.

• Chefs de département – Peuvent prévisualiser les signatures de leurs équipes, mais ne peuvent pas les modifier.

2. Mettre en œuvre un accès basé sur les rôles dans Exclaimer 

Exclaimer propose des autorisations granulaires permettant à l'équipe IT de déléguer le contrôle sans compromettre la sécurité.  

Pour configurer: 

• Connectez-vous à Exclaimer (https://portal.exclaimer.com) 

• Accédez à Paramètres > Gestion des utilisateurs 

Cliquez sur Ajouter un utilisateur et attribuez le rôle approprié: 

• Admin – Accès complet à tous les paramètres 

• Designer – Peut modifier les signatures mais pas les paramètres informatiques 

• Viewer – Peut prévisualiser les signatures mais ne peut pas les modifier 

Enregistrez les modifications et informez les utilisateurs de leur nouvel accès.

3. Restreindre l'accès aux paramètres informatiques critiques 

Pour éviter les modifications non autorisées: 

• Limitez les droits d’administrateur global au personnel informatique uniquement. 

• Restreignez l'accès aux règles de flux de messagerie pour éviter les erreurs de configuration de sécurité. 

• Activez l'authentification multi-facteurs (MFA) pour tous les utilisateurs ayant accès à Exclaimer.

4.Définir des flux d'approbation pour les modifications de signature 

Pour plus de sécurité, exigez des approbations avant de publier des modifications, par exemple: 

• Le marketing soumet des mises à jour aux éléments de marque. 

• Le service juridique approuve les disclaimers pour répondre aux exigences de conformité. 

• Le service informatique valide le déploiement final pour garantir que la sécurité n'est pas compromise.

5.Surveillez et auditez les modifications de signature 

Examinez régulièrement les modifications de signature pour garantir la conformité: 

• Utilisez le journal d’audit d’Exclaimer pour suivre qui a effectué les mises à jour et quand. 

• Programmez des examens périodiques afin de vérifier que les signatures respectent les politiques actuelles. 

• Effectuez des audits de sécurité pour vérifier que les permissions restent appropriées.

Gestion centralisée des signatures email simplifiée avec Exclaimer

À mesure que les organisations se développent, gérer manuellement les signatures email devient ingérable. Sans une approche centralisée, les équipes informatiques font face à des incohérences, des risques de conformité et une charge administrative croissante.  

En mettant en œuvre la plateforme centralisée de gestion des signatures email d’Exclaimer platform, en utilisant des modèles dynamiques, et en appliquant des permissions basées sur les rôles, les entreprises peuvent garantir que chaque email est professionnel, conforme et en adéquation avec leur marque—sans intervention constante de l’équipe IT. 

Avec Exclaimer, l’équipe IT peut réduire sa charge de travail, autonomiser les autres équipes et garder un contrôle total sur le déploiement des signatures à travers plusieurs sites, départements et appareils. Que ce soit pour passer d’un seul bureau à une entreprise mondiale, une approche automatisée garantit que chaque signature reste cohérente, sécurisée et optimisée pour les besoins de l’entreprise.

Vous voulez simplifier la gestion des signatures email pour votre organisation en pleine croissance? Commencez un essai gratuit d'Exclaimer dès aujourd'hui.