E-mailhandtekeningbeheer: De verborgen IT-kosten van het gebruik van handmatige methoden

Exclaimer's 2024 Staat van IT-rapport ontdekte dat voor bijna twee derde van IT-leiders, ondersteuning is waar de meerderheid van hun tijd aan wordt besteed. Een derde richt zich op het verminderen van tijd en middelen aan repetitieve taken, zoals handmatig bijwerken van e-mailhandtekeningen.

Dit laat weinig tijd over voor IT-teams om zich te richten op strategische projecten en organisatorische groei.

Toch zijn e-mailhandtekeningen een topprioriteit buiten IT. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe niet-IT-teams hun e-mailhandtekeningen gebruiken:

• Marketingteams willen handtekeningen gebruiken om het bedrijfsmerk te ondersteunen en ze te benutten als een gepersonaliseerd communicatiekanaal.

• Juridische teams willen dat elk bericht de juiste e-maildisclaimers bevat.

• Verkoopteams willen e-mails handtekeningen gebruiken als een betrokkenheidstool om in contact te komen met prospects en klanten via add-ons zoals feedbackenquêtes.

• HR-teams willen professionele e-mailhandtekeningen om de contactgegevens van werknemers en interne ondersteuningscommunicatie nauwkeurig weer te geven.

All of these e-mailhandtekeningbeheerverzoeken vallen automatisch onder IT-professionals. Dit komt doordat zij de enigen zijn met de technische kennis en toegang tot essentiële computinfrastructuur om e-mailhandtekeningen goed te beheren.

Methoden voor e-mailhandtekeningbeheer

E-mailhandtekeningen ondersteunen het merk, de marketing en communicatie van een bedrijf naarmate bedrijven groeien. Naast contactgegevens kunnen handtekeningen bedrijfslogo's, sociale media links en marketingbanners bevatten.

Er zijn veel manieren waarop een bedrijf zonder een e-mailhandtekeningbeheertool ervoor zou kunnen kiezen om hun e-mailhandtekeningen bij te werken. Laten we enkele van deze methoden nader bekijken.

Handmatige updates op elke computer

In sommige organisaties gaan IT-medewerkers van bureau naar bureau en plakken handmatig een handtekeningssjabloon in de e-mailclient van elke medewerker. Maar deze methode is enorm inefficiënt.

Gemiddeld verdienen IT-beheerders $45,84 per uur. Als het een half uur duurt om de handtekening van een gebruiker bij te werken en te testen, zou slechts één wijziging elk kwartaal voor 100 werknemers een organisatie $9.168 per jaar kosten.

E-mailsignatuursjablonen voor werknemers om de verandering te maken

Sommige organisaties geven de voorkeur aan het e-mailen van een sjabloon, met instructies voor werknemers om de handtekening zelf in te stellen. Het probleem met deze methode is dat werknemers kunnen vergeten een update uit te voeren of fouten kunnen maken. Het resultaat? E-mails met verkeerde of verouderde branding, berichten voor evenementen die voorbij zijn of promoties die zijn geëindigd.

Het overlaten van het ontwerp van de e-mailhandtekening aan individuele werknemers leidt ook tot inconsistente lay-outs, spelfouten, kapotte links en niet-ondersteunde afbeeldingen in de e-mailhandtekeningen van het bedrijf.

En slecht gemaakte e-mailhandtekeningen weerspiegelen niet alleen slecht op uw merk, maar vormen ook een potentieel beveiligingsrisico voor uw werknemers en klanten.

Centraal beheren van e-mailhandtekeningen: De IT-benadering

Traditionally, er zijn twee manieren geweest om e-mailhandtekeningen vanuit een IT-perspectief centraal te beheren. Een IT-professional kan:

• Gebruik client-side scripts om een ontworpen handtekening toe te voegen aan de clientinstellingen van toegewezen gebruikers. Gebruikers kunnen de handtekening binnen hun e-mailclient zien terwijl ze een e-mailbericht typen.

• Pas server-side mail transport rules toe om ervoor te zorgen dat handtekeningen worden toegevoegd nadat een e-mail is verzonden, maar voordat deze het bedrijfsnetwerk verlaat. De handtekening wordt "gestempeld" op het bericht, waardoor handtekeningen worden toegevoegd aan e-mails die vanaf elk apparaat zijn verzonden.

Gemeenschappelijke IT-uitdagingen met e-mailhandtekeningenbeheer

Hoewel een IT-professional een handtekeningenbeleid kan afdwingen met behulp van een script en aangepaste HTML-code, compliceren de volgende uitdagingen die aanpak:

1. Beperkingen van HTML-ontwerp

Marketing kan een geweldig e-mailsignatuurontwerp maken, maar dat betekent niet dat het gemakkelijk te repliceren is in HTML. Het kost tijd om een e-mailsignatuursjabloon te bouwen met HTML-code, en het zal vaak buiten standaardwerkuren moeten worden getest.

The disclaimer function is niet ontworpen met hoogwaardige HTML in gedachten voor organisaties die Microsoft Exchange of Office 365 (Microsoft 365) gebruiken.

Voor Google Workspace-gebruikers heeft de beheerconsole "Voettekst toevoegen" instellingen in de Gmail-nalevingssectie. HTML wordt echter niet ondersteund. De voetteksttekst is beperkt tot 10.000 tekens en moet van een webserver worden gelinkt.

2. Problemen met client-side scripts

Client-side scripts worden doorgaans niet ondersteund op mobiele apparaten en niet-standaard clients. Dit betekent dat 100% design conformiteit onmogelijk is.

Ondertussen is het gebruik van client-side scripts met server transportregels geen effectieve manier om e-mailsignaturen te beheren, omdat de twee methoden met elkaar zullen concurreren.

3. Handtekeningen worden anders weergegeven op verschillende apparaten

Regels moeten worden gemaakt om ervoor te zorgen dat een handtekeningssjabloon correct wordt toegepast, afhankelijk van het type apparaat. Ook moeten ontwerpvariaties worden overwogen. Bijvoorbeeld, de iOS e-mailapp verzendt e-mails in platte tekst, dus wat er goed uitziet op een desktopcomputer kan volledig verdwijnen op een iPhone of iPad.

4. Handtekening stapelen

De functionaliteit van native e-mailsignaturen in Office 365 en G Suite is het toevoegen van disclaimers aan e-mails. Door server-side transportregels te gebruiken, worden handtekeningen altijd onderaan elke e-mail in een conversatie toegevoegd.

5. Onvolledige of onjuiste contactgegevens

Sommige contactgegevens kunnen ontbreken bij het invullen van een e-mailhandtekening met gegevens uit Active Directory of Google Directory. Sommige werknemers hebben mogelijk een mobiel nummer, terwijl anderen dat niet hebben.

Als gevolg hiervan kunnen werknemers lege velden in hun handtekeningen hebben. En aangezien gebruikers zelden de middelen hebben om deze gegevens zelf in te voeren of aan te passen, is het aan IT om de fouten te corrigeren.

6. Afbeeldingen verschijnen als bijlagen of worden verwijderd

Standaard blokkeren veel e-mailclients automatisch alle extern gehoste afbeeldingen als beveiligingsmaatregel. Ontvangers moeten e-mails markeren als afkomstig van een veilige afzender of op een knop "Afbeeldingen downloaden" klikken voordat ze afbeeldingen zoals pictogrammen van sociale media en logo's kunnen zien.

7. Constante verzoeken van niet-IT-teams voor e-mailhandtekeningupdates

Of het nu gaat om marketing, HR, juridische zaken of verkoop, veel niet-IT-teams willen e-mailsignatuurupdates maken die passen bij hun doeleinden. Bijvoorbeeld, marketingafdelingen willen mogelijk promotionele banners gebruiken om speciale aanbiedingen, deelname aan beurzen of lanceringen van nieuwe producten te benadrukken. Maar vaak is de inhoud tijdsgebonden.

Dus, IT krijgt een dringend verzoek om de banners zo snel mogelijk toe te voegen — en zodra de marketingcampagne is afgerond, moeten e-mailsignaturen opnieuw worden bijgewerkt.

E-mailsignatuursoftware to the rescue

Professionele e-mailhandtekeningsoftware maakt het gemakkelijk voor IT-teams om:

• Zorg voor consistente e-mailsignatuursjablonen op elk apparaat, met voorbeeldmogelijkheden voor eenvoudig testen en diagnostiek.

• Beheer e-mailsignaturen vanuit een webbrowser, zelfs bij het werken op afstand.

• Elimineer de noodzaak voor handmatige updates van e-mailsignatuurontwerp.

• Geef marketingprofessionals de macht en laat dagelijkse verantwoordelijkheden varen.

De magie in een e-mailsignature-oplossing is de centrale controle, die robuust en eenvoudig is. Elke medewerker kan een merksignatuur laten toevoegen aan hun e-mails vanaf welk apparaat ze ook gebruiken - van vrijwel overal. Dit garandeert merkconsistentie en wettelijke naleving.

E-mailhandtekeningupdates worden automatisch uitgevoerd via vooraf ingestelde en goedgekeurde sjablonen. IT-personeel kan de regels definiëren om werknemers in verschillende afdelingen in slechts enkele minuten te groeperen. Zelfs niet-IT-teams kunnen verschillende sjablonen instellen voor andere afdelingen en e-mailhandtekeningen richten op specifieke ontvangers zonder IT te betrekken.

E-mailsignatuursoftware kan het volgende doen:

• Gebruikersinformatie ophalen uit gebruikersmappen

• Gebruikers toestaan om de juiste gegevens voor henzelf in te voeren

• Specifieke handtekeningen toepassen op e-mailantwoorden of doorgestuurde berichten, zodat de boodschap past bij de aard van het e-mailgesprek

• Handtekeningen plannen, wat betekent dat wijzigingen kunnen worden toegepast buiten de piekuren en met geavanceerde testen

De beste e-mailhandtekeningbeheersoftware werkt zowel in de cloud als in on-premises omgevingen. Dus wanneer organisaties naar de cloud migreren, migreren ook hun e-mailhandtekeningen mee.

IT-teams moeten e-mailhandtekeningbeheeroplossingen overwegen die gemakkelijk te implementeren zijn en goed kunnen samenwerken met bestaande systemen. Goede beveiliging is ook essentieel: externe oplossingen moeten ondersteuning bieden voor een uptime van 99,99% en voldoen aan de eisen voor gegevensprivacy.

Bovendien betekenen oplossingen van derden dat e-mailhandtekeningen volledig kunnen worden geïntegreerd in advertentiecampagnes, waarbij de bijgewerkte taken onder de verantwoordelijkheid van het marketingteam vallen. Hoewel IT nog steeds de informatiesysteemaspecten van het beheren van e-mailhandtekeningen controleert, wordt het beheer van de handtekening gedelegeerd aan het marketingteam. Dit stelt hen in staat om gepersonaliseerde ervaringen te creëren in elke verzonden e-mail - zonder IT te belasten met elke incrementele wijziging.

Promotionele banners kunnen een speciale aanbieding bevatten voor potentiële klanten, terwijl een regionaal kantoor een lokaal evenement kan promoten. Marketing kan ook éénklik-feedbackknoppen toevoegen aan het handtekeningontwerp om snel klanttevredenheid te meten of ontwerpen bij te werken met seizoensgebonden openingstijden of aanbiedingen. De beste e-mailhandtekeningbeheertools omvatten ook analyse voor het volgen van de effectiviteit van het oplossen van problemen en het niveau van betrokkenheid binnen de handtekening.

Open e-mailhandtekeningbeheermogelijkheden met Exclaimer

Klaar om de manier waarop je e-mailhandtekeningen beheert te transformeren? Bij Exclaimer vinden we dat e-mailhandtekeningbeheer eenvoudig moet zijn voor alle organisaties. Zodra je e-mailhandtekeningen centraal beheert, kunnen ze een effectieve manier worden om gepersonaliseerde marketing te leveren aan een breed scala van doelgroepen.

Probeer Exclaimer vandaag nog door u aan te melden voor een gratis proefperiode of door u te registreren voor een online demonstratie.