De boodschap moderniseren: E-mailinfrastructuur herzien voordat legacy-risico's inhalen

E-mail is cruciaal. Het staat centraal in de operaties, maar is vaak gebouwd op infrastructuur die niet meer up-to-date is.

Legacy-systemen zoals Exchange 2016 en Exchange 2019 naderen het einde van hun ondersteuning. Zonder updates of ondersteuning van de leverancier brengen ze risico’s met zich mee die in de loop der tijd toenemen. Dit varieert van beveiligingsproblemen en nalevingsfouten tot integratieproblemen binnen de technologische stack.

Nu Microsoft overstapt op Exchange Server Subscription Edition (SE), worden IT-leiders gedwongen om e-mailinfrastructuur te behandelen als elk ander modern systeem. Dat betekent technische schuld verminderen, handmatige processen elimineren en elke laag beheren, van beveiliging tot handtekeningen, met controle en precisie.

E-mail speelt een fundamentele rol in hoe bedrijven werken. Het moet veilig, verbonden en operationeel efficiënt zijn.  

Meld je aan voor ons webinar

Registreer nu om vooruit te lopen op de veranderingen van Microsoft en de regie te behouden voordat de deadline nadert.

Registreer nu

Verouderde systemen zijn het risico dat je nog steeds ondersteunt

Legacy-systemen werken niet zelfstandig. Ze zijn gekoppeld aan clients, beveiligingstools, archiveringsplatforms en routeringsregels. Wanneer de kern verouderd is, ervaart de rest dezelfde beperkingen.

En terwijl de rest van je omgeving vooruit beweegt, blijven deze systemen verder achter.

Veelvoorkomende problemen zijn onder andere:

• Patch-achterstanden en beveiligingslekken: Oudere platforms blijven vaak achter op kritieke updates. Dit leidt tot bekende kwetsbaarheden die niet kunnen worden opgelost zonder volledige versie-upgrades. Encryptiestandaarden, authenticatieprotocollen en TLS-ondersteuning verouderen ook snel.

• Beperkte dreigingsbescherming: Handmatige regels en opgezette filters zijn niet ontworpen om moderne phishing, spoofing of zero-day bedreigingen te stoppen. Zonder integratie in real-time dreigingsinformatie loopt de detectie achter op de aanvalstactieken.

• Nalevings- en auditrisico’s: Zonder zichtbaarheid en controle ontbreken e-maildisclaimers, wordt routering ondoorzichtig en faalt retentie onder druk. Audits worden moeilijker en boetes waarschijnlijker.

• Niet-verbonden systemen: Veel legacy-stacks zijn een lappendeken van mailservers, SMTP-relayknooppunten, handtekeningtools en archiveringssystemen die slecht integreren met elkaar of met moderne platforms zoals Microsoft 365. Elk niet-verbonden hulpmiddel creëert een eigen storingspunt en verhoogt de ondersteuningslast voor IT.

• Operationele inefficiënties: IT-teams besteden tijd aan het uitvoeren van handmatige taken met scripts, het toepassen van ad-hocregels of het oplossen van storingen veroorzaakt door versieverschillen. Deze taken schalen slecht en leiden middelen af van projecten met meer waarde. 

“Wanneer de kern verouderd is, erven de rest van de stack dezelfde beperkingen. Eén legacy-service beïnvloedt alles wat het aanraakt.”

Verborgen risico's binnen de legacy-laag

Zelfs wanneer de kernserver is bijgewerkt, vertellen de lagen eromheen vaak een ander verhaal. Veel draaien nog steeds software die tien jaar geleden logisch was, maar vandaag niet meer.

Deze systemen blijven bestaan omdat ze werken. Maar ze vertragen ook teams, maken aanpassingen moeilijker en zorgen voor verborgen afhankelijkheden die gemakkelijk over het hoofd worden gezien totdat er iets kapot gaat.

Veelvoorkomende componenten zijn onder andere:

• Exchange Server 2016 of 2019: Deze versies van Exchange blijven in veel omgevingen draaien, maar zullen vanaf oktober 2025 geen ondersteuning meer krijgen van Microsoft. Dit zal zorgen voor beveiligingslekken en afhankelijkheidsproblemen. Veel klanten stellen ook cumulatieve updates uit, wat de kans vergroot dat bekende exploits tegen hen worden gebruikt.

• Legacy-archiveringstools: Oudere archiveringssystemen werden gebouwd voor nalevingsregels die sindsdien zijn veranderd. Ze missen vaak moderne encryptie, automatische retentie of de mogelijkheid om nieuwere bestandsformaten en communicatiedatatype te indexeren. De zoekprestaties zijn traag en exports zijn beperkt qua omvang en formaat. Dit bemoeilijkt auditrespons en eDiscovery.

• Handmatig beheer van e-mailsignaturen: Signaturen die worden beheerd via scripts of groepsbeleid zijn arbeidsintensief. Ze falen gemakkelijk, vereisen IT-betrokkenheid voor elke wijziging en bieden vaak geen ondersteuning voor moderne apparaten en mobiele clients. Er is geen centrale zichtbaarheid in welke e-mailsignaturen in gebruik zijn of of ze voldoen aan merk- of nalevingsrichtlijnen.

• On-premises SMTP-servers: Veel organisaties gebruiken nog steeds toegewijde SMTP-servers voor e-mailrelay. Deze dienen vaak voor legacy-applicaties of workflows die niet zijn gemoderniseerd. Zonder volledige monitoring of updates zijn ze gemakkelijk over het hoofd te zien en eenvoudig te misbruiken.

• Standalone antispamtools: Sommige teams gebruiken externe filterproducten met beperkte integratie in bredere e-mailbeveiligingssystemen. Deze tools maken geen gebruik van gedeelde signalen of dreigingsinformatie van Microsoft of Google. In plaats daarvan creëren ze blinde vlekken en kunnen ze niet aanpassen aan geavanceerde phishing- of zero-daycampagnes.

“Problemen met legacy-e-mailsystemen zijn zichtbaar. Ze veroorzaken storingen die gebruikers opmerken en vragen oproepen die IT liever niet beantwoordt.”

Zo zou moderne e-mailinfrastructuur eruit moeten zien

Moderne e-mailinfrastructuur is ontworpen om risico's te verminderen, operaties te vereenvoudigen en een cloudgebaseerde architectuur te ondersteunen. Het vervangt gefragmenteerde systemen door geïntegreerde diensten die eenvoudiger te beheren zijn, zich over tijd beter aanpassen en in lijn zijn met nalevingsvereisten. Deze aanpak geeft IT volledige zichtbaarheid en controle, terwijl de afhankelijkheid van niet-ondersteunde of aangepaste oplossingen wordt verminderd.

Platforms zoals Exclaimer helpen IT-teams al bij het moderniseren van e-mailsignatuurbeheer binnen deze stack:

• Microsoft 365 en Google Workspace: Deze platforms bieden native cloudservices, ingebouwde redundantie en continue functie-updates. Ze verminderen onderhoudskosten en verbeteren betrouwbaarheid. Identiteits-, apparaatbeheer en dreigingsbescherming zijn volledig geïntegreerd.

• Centraal beheer van e-mailsignaturen: Signaturen worden centraal beheerd voor alle gebruikers en apparaten. IT-teams beheren formattering, disclaimers en juridische voetnoten, terwijl marketingteams campagnes en branding kunnen bijwerken zonder handmatige updates of desktopinstallaties.

• Geïntegreerde beveiligingstools: Beveiligingsfuncties zoals multi-factor authenticatie, phishingdetectie en dataverliespreventie zijn ingebouwd in het platform en worden continu bijgewerkt. Ze maken gebruik van realtime signalen van miljoenen eindpunten, in plaats van statische regels.

• AI voor triage en dreigingsrespons: Cloudgebaseerde platforms kunnen machinaal leren toepassen om abnormaal gedrag te detecteren, e-mails intelligent te routeren en potentiële dreigingen te isoleren voordat ze zich verspreiden. Dit voegt een extra beschermingslaag toe naast trefwoordfilters of IP-blacklists.

• Ingebouwde archivering en naleving: Moderne platforms bieden doorzoekbare, onveranderbare archieven met rolgebaseerde toegang, auditlogs en automatische retentiebeleid. Juridische bewaarplicht en eDiscovery zijn beschikbaar zonder dat er externe systemen nodig zijn.

Handel nu of betaal de prijs later

ls je e-mailsystemen achterblijven, begint alles wat ermee verbonden is te haperen. Legacy-systemen voldoen niet meer aan de eisen die tegenwoordig aan IT worden gesteld. Beveiligingsteams hebben tools nodig die zich aanpassen. Compliance-teams hebben consistente gegevens nodig. Leidinggevenden willen systemen die op elk apparaat en elke locatie werken. Oude infrastructuur is hier niet voor gemaakt.

• Bedreigingen worden geavanceerder: Aanvallen richten zich nu op veelvoorkomende zwakheden in legacy mailservers en handmatige configuraties. Statische filters en onsamenhangende tools reageren niet snel genoeg. Aanvallers maken gebruik van niet-gepatchte kwetsbaarheden, zwakke authenticatie en blinde vlekken in hybride omgevingen.

• Compliance-vereisten zijn strenger: Audits vereisen volledige traceerbaarheid, betrouwbare gegevens en consistente naleving van het beleid. Niet-ondersteunde systemen maken dit moeilijk. Retentieregels, toegangscontroles en consistentie van e-mailhandtekeningen zijn belangrijk. Zonder gecentraliseerd beheer vallen deze aspecten sneller uit elkaar.

• Leidinggevenden en eindgebruikers verwachten meer: Kapotte handtekeningen, geblokkeerde mobiele toegang of inconsistente bezorging zorgen voor zichtbare frustraties. Van IT-teams wordt verwacht dat ze systemen leveren die veerkrachtig, nauwkeurig en eenvoudig te gebruiken zijn—zonder extra ondersteuningsverzoeken of herstelwerk. 

“Wachten beperkt je opties. Nu handelen geeft je controle.”

E-mailinfrastructuur repareert zichzelf niet

Legacy e-mailtools blijven vaak in gebruik omdat ze het nog doen. Maar ze vertragen teams, creëren risico's en nemen tijd in beslag die IT elders kan gebruiken.

In anders moderne omgevingen vallen ze op. Ze zorgen voor inconsistenties, vereisen handmatige inspanning en worden gemakkelijk vergeten totdat ze falen.

Het auditen van je e-mailstack is een praktische eerste stap. Breng in kaart wat er nog draait, wat niet meer wordt ondersteund en wat moeilijker wordt om te onderhouden. Bepaal vervolgens wat je moet migreren, uitfaseren of vervangen.  

Plan je volgende stap—meld je aan voor ons webinar over Exchange SE

Schrijf je nu in om vooruit te lopen op de wijzigingen van Microsoft en de controle te behouden vóór de deadline.

Schrijf je nu in