Nieuwe functie: Een eenvoudigere manier om e-maildisclaimers op schaal te beheren

Het toepassen van de juiste juridische disclaimer op elke e-mail is een taak die IT- en compliance-teams vaak handmatig moeten beheren. Sjablonen zijn verspreid, updates zijn inconsistent en kleine fouten kunnen leiden tot gevolgen op het gebied van regelgeving.

Uit een rapport van Navex blijkt dat 83% van de compliance-professionals naleving van regelgeving en beleid als essentieel beschouwt voor besluitvorming. Desondanks worden disclaimers nog te vaak over het hoofd gezien.

De nieuwe Disclaimers-functie van Exclaimer vereenvoudigt het beheer en de toepassing van disclaimers binnen een organisatie. Het biedt teams één centrale plek om juridische boodschappen te beheren, toe te wijzen en bij te werken zonder handmatige aanpassingen of tussenkomst van gebruikers.

Waarom e-maildisclaimers belangrijk zijn

E-maildisclaimers worden vaak gebruikt om te voldoen aan regelgeving. Ze communiceren juridische verplichtingen, privacywaarschuwingen of bedrijfsidentiteit in e-mailcommunicatie.

In de VS vertrouwen zorginstellingen en financiële diensten op disclaimers om te voldoen aan wetten zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA). Deze wetten stellen strikte regels op voor het omgaan met gevoelige informatie. Bovendien bevat 66% van de Amerikaanse advocaten vertrouwelijkheidsdisclaimers in hun e-mailcommunicatie.

In de EU en het VK moeten zakelijke e-mails bedrijfsgegevens bevatten, zoals een registratienummer en het adres van het kantoor. Deze vereisten gelden voor dagelijkse communicatie, niet alleen voor juridische kennisgevingen.

Wanneer dit proces handmatig wordt uitgevoerd, neemt de kans op inconsistenties of niet-naleving toe. De Disclaimers-functie van Exclaimer helpt automatisch de juiste boodschap toe te passen op elke e-mail.

Wat is er nieuw aan de Disclaimers-functie?

Het was altijd al mogelijk om een disclaimer toe te voegen aan een e-mailhandtekening in Exclaimer. Wat nu anders is, is de manier waarop je ze beheert.

Voorheen werden disclaimers toegevoegd als statische elementen binnen individuele e-mailhandtekeningensjablonen. Met de nieuwe Disclaimers-functie kun je ze nu allemaal beheren vanaf één scherm, ze dynamisch toewijzen met regels en wijzigingen direct toepassen binnen de organisatie. Dit betekent dat je geen sjablonen meer hoeft te dupliceren of elk afzonderlijk hoeft te bewerken.

Deze upgrade maakt e-maildisclaimers nu net zo flexibel en schaalbaar als de rest van je handtekeningenstrategie. Dit bespaart je tijd, vermindert fouten en garandeert volledige naleving voor elke gebruiker.

5 manieren waarop de Disclaimers-functie naleving vereenvoudigt

1. Beheer disclaimers op één plek

Maak en update alle disclaimers die je organisatie gebruikt vanaf één scherm. Wijzigingen worden direct toegepast op e-mailhandtekeningen, waardoor het onderhouden van afzonderlijke sjablonen niet meer nodig is.

Je kunt disclaimers groeperen op basis van hun doel, zoals juridisch, HR, intern gebruik of per regio, afhankelijk van jouw behoeften.

2. Richt berichten nauwkeurig

Stel regels in op basis van eigenschappen zoals afdeling, locatie, domein of Active Directory-groep. Hierdoor wordt de juiste disclaimer automatisch aan de juiste persoon getoond.

3. Integreer disclaimers in je handtekeningontwerp

Stem lettertypen, groottes en stijlen af om juridische inhoud duidelijk en netjes te houden.

4. Automatiseer updates en voorkom fouten

Met gecentraliseerde controle hoef je geen wijzigingen bij te houden in sjablonen of op gebruikers te vertrouwen om het goed te doen. Updates worden één keer doorgevoerd en overal toegepast.

Juridische en compliance-teams definiëren de boodschap. IT beheert de levering.

5. Pas aan op lokale en teambehoeften

Of je nu een enkel kantoor ondersteunt of actief bent in meerdere regio's wereldwijd, je kunt disclaimers lokaliseren voor specifieke regelgeving of talen binnen dezelfde setup.

Dit vermindert duplicatie en helpt je consistent en compliant te blijven binnen je gehele organisatie.

Begin met het gebruik van de Disclaimers-functie

De Disclaimers-functie is nu beschikbaar voor alle Standard- en Pro-klanten in het Exclaimer-platform.

Voor meer informatie over deze functie, bezoek ons ondersteuningsartikel over de Disclaimers-functie.

Als je momenteel gebruik maakt van ons Starter-plan of legacy Signature Management Cloud-pakket, neem dan contact op met ons sales team om jouw upgrade-opties te bespreken. 

Nog geen Exclaimer-gebruiker?

Als je team e-maildisclaimers nog handmatig beheert, is het tijd om dit van je takenlijst te halen. Exclaimer biedt je één centrale plek om alle disclaimers binnen je organisatie te beheren, zonder op gebruikers te hoeven vertrouwen.

Start je gratis proefperiode en neem de druk weg bij het beheren van e-maildisclaimers. Stel regels één keer in, pas ze overal toe en bespaar uren aan handmatig IT-werk.