Zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die IT

Ohne eine zentrale Plattform zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen ist es nahezu unmöglich, Marken konsistenz, Compliance und Sicherheit bei möglicherweise Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern durchzusetzen.

Die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen bedeutet, dass sich Einzelpersonen selbst um die Aktualisierung ihrer Vorlagen kümmern, Designs kopieren und einfügen oder Mail-Flow-Regeln auf Server-Ebene implementieren müssen. Aber seien wir ehrlich – die meisten Mitarbeiter werden ihre Signaturen nach Belieben anpassen, und andere manuelle Prozesse führen dazu, dass Signaturdesigns fehlerhaft werden. Das Ergebnis? Eine Mischung aus inkonsistenten, nicht konformen und potenziell riskanten E-Mail-Signaturen, die in Unternehmens-E-Mails kursieren.

Eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltungslösung beseitigt diese Probleme, indem sie der IT die vollständige Kontrolle über das Design, die Bereitstellung und die Aktualisierung von Signaturen gibt. Das bedeutet, dass jede E-Mail den Markenstandards entspricht, erforderliche Haftungsausschlüsse enthält und Sicherheitsrisiken reduziert – und das alles, ohne dass die IT einzelne Benutzer einbeziehen oder umständliche Workarounds durchführen muss.

In diesem Leitfaden betrachten wir:

• Wie man eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung für Microsoft 365 (Office 365) einrichtet

• Wie man eine zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung für Google Workspace (G Suite) einrichtet

• Delegation und Zugriffssteuerung

So richten Sie die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung von Exclaimer in Microsoft 365 und Google Workspace ein

Diese Anleitung führt Sie durch den Einrichtungsprozess für Microsoft 365 und Google Workspace, damit IT-Teams die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung optimal nutzen können.

6 Schritte zur Einrichtung einer zentralisierten E-Mail-Signaturverwaltung in Microsoft 365 mit Exclaimer

Mit Exclaimer können Microsoft 365-Nutzer die Verwaltung von E-Mail-Signaturen automatisieren und zentralisieren, sodass jede E-Mail markenkonform, sicher und regelkonform ist – ganz ohne Benutzereingriff.

Hier sind die Schritte zur Implementierung von Exclaimer für Office 365:

Schritt 1: Vorbereitung der Exclaimer-Integration

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Globaler Admin-Zugriff auf Ihren Microsoft 365-Mandanten

• Ein Exclaimer-Abonnement

Schritt 2: Microsoft 365 mit Exclaimer verbinden 

1. Melden Sie sich im Exclaimer-Portal an (https://portal.exclaimer.com). 

2. Klicken Sie auf Signaturen und dann auf Setup starten. 

3. Wählen Sie Microsoft 365 und klicken Sie auf Autorisieren. 

4. Melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365 Global Admin-Anmeldedaten an. 

5. Erteilen Sie Exclaimer die erforderlichen Berechtigungen, um E-Mail-Signaturen zu verwalten. 

6. Warten Sie, bis Exclaimer Benutzer synchronisiert und die Konfigurationseinstellungen anwendet. 

Schritt 3: Signaturregeln und Benutzerzuweisungen konfigurieren

1. Navigieren Sie zu Signaturen > Signature Designer.

2. Wählen Sie eine vorhandene Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue Signatur mit dem Editor von Exclaimer.

3. Verwenden Sie dynamische Felder (z. B. Name, Position, Abteilung), um Signaturen zu personalisieren.

4. Unter Signaturregeln können Sie Signaturen basierend auf folgenden Kriterien zuweisen:

   • Abteilungen (z. B. Personal, Vertrieb, IT)

   • Domains oder E-Mail-Adressen

   • Gerät oder Plattform (Outlook, Mobil, Webmail, etc.)

5. Klicken Sie auf Speichern & Anwenden.

Schritt 4: Exclaimer in Ihrer Organisation bereitstellen 

1. Gehen Sie zu Mail Flow Settings im Exclaimer-Portal. 

2. Wählen Sie die Bereitstellung der Signatur Serverseitig oder Clientseitig: 

   • Serverseitig: Wendet Signaturen automatisch auf alle ausgehenden E-Mails an (ideal zur Einhaltung von Vorschriften). 

   • Clientseitig: Ermöglicht Benutzern, ihre Signatur vor dem Senden der E-Mails zu sehen und auszuwählen. 

3. Klicken Sie auf Aktivieren und testen Sie die Konfiguration. 

Schritt 5: Testen und Überprüfen Ihrer E-Mail-Signaturen

• Senden Sie Test-E-Mails von mehreren Geräten (Desktop, Mobilgerät, Outlook).

• Überprüfen Sie, ob die richtige Signatur für jeden Benutzer angezeigt wird.

• Stellen Sie sicher, dass Haftungsausschlüsse, Branding und dynamische Felder wie erwartet funktionieren.

Schritt 6: Laufende Verwaltung und Optimierung

Mit Exclaimer können IT-Teams:

• Signaturleistung überwachen mit Analysen

• Updates sofort anwenden in der gesamten Organisation

• Onboarding und Offboarding automatisieren für neue Mitarbeiter

Brauchen Sie Hilfe bei der Fehlerbehebung? Schauen Sie sich die Exclaimer-Supportseite an.

So richten Sie eine zentrale E-Mail-Signaturverwaltung in Google Workspace mit Exclaimer ein

Mit Exclaimer können Google Workspace-Nutzer die E-Mail-Signaturverwaltung zentralisieren, sodass jede E-Mail den Marken- und Sicherheitsrichtlinien entspricht. 

Schritt 1: Vorbereitung für die Exclaimer-Integration 

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben: 

• Google Workspace Super Admin-Zugang 

• Ein Exclaimer-Abonnement, das für Google Workspace konfiguriert ist

Schritt 2: Google Workspace mit Exclaimer verbinden

1. Melden Sie sich im Exclaimer-Portal an (https://portal.exclaimer.com) 

2. Klicken Sie auf Signaturen und anschließend auf Setup starten 

3. Wählen Sie Google Workspace aus und klicken Sie auf Autorisieren 

4. Melden Sie sich mit Ihren Google Workspace Super Admin-Anmeldedaten an 

5. Erteilen Sie Exclaimer API-Zugriff zur Verwaltung von Gmail-Signaturen 

6. Warten Sie, bis Exclaimer Benutzerdetails und Einstellungen synchronisiert hat

Schritt 3: E-Mail-Signaturen erstellen und zuweisen 

1. Gehe zu Signaturen > Signatur-Designer 

2. Wähle eine vordesignte Vorlage oder erstelle eine individuelle Signatur 

3. Verwende dynamische Felder (z. B. {givenName}, {title}, {company}), um Benutzerdetails automatisch auszufüllen 

4. Unter Signaturregeln Bedingungen festlegen basierend auf: 

   
   

   • Abteilungen oder Benutzergruppen (Marketing, Vertrieb, Support, etc.) 

   • Google Workspace-Domains 

   • Geräten (Desktop, Mobil, Webmail) 

5. Klicke auf Speichern & Anwenden 

Schritt 4: Exclaimer-Signaturen in Gmail bereitstellen 

1. Navigieren Sie zu Gmail-Signaturbereitstellung in Exclaimer 

2. Wählen Sie zwischen: 

   
   

   • Serverseitige Signaturen – Werden automatisch beim Senden von E-Mails angewendet 

   • Clientseitige Signaturen – Benutzer sehen ihre Signaturen vor dem Senden 

3. Klicken Sie auf Bereitstellung aktivieren

Schritt 5: Testen und Überprüfen Ihrer Signaturen

• Test-E-Mails von verschiedenen Geräten senden

• Überprüfen, ob die Signaturen in Gmail, mobilen Apps und Webmail korrekt angezeigt werden

• Bestätigen, dass Haftungsausschlüsse, Branding und dynamische Felder wie erwartet angezeigt werden

Schritt 6: Laufende Verwaltung und Optimierung 

Mit Exclaimer, das Ihre Google Workspace-E-Mail-Signaturen verwaltet, kann die IT: 

• 100% Compliance mit Sicherheitsrichtlinien sicherstellen 

• Sofortige Updates für alle Benutzer anwenden 

• E-Mail-Engagement überwachen, wenn Banner und CTAs verwendet werden 

Benötigen Sie Hilfe? Besuchen Sie Exclaimers Support-Seite.

Delegation und Zugriffskontrolle: Wie die IT breitere Teams unterstützen kann, ohne die Sicherheit zu gefährden

Marketing-, HR-, Vertriebs-, Kundenservice- und Compliance-Teams benötigen häufig Kontrolle über Branding, Banner und rechtliche Hinweise. Allerdings kann die Gewährung vollständiger Zugriffsrechte auf IT-Systeme Sicherheitsrisiken mit sich bringen. 

Mit einer zentralisierten Verwaltung von E-Mail-Signaturen und rollenbasierten Berechtigungen kann die IT Signaturaktualisierungen delegieren und gleichzeitig Sicherheit, Compliance und Kontrolle gewährleisten. So funktioniert es: 

• Reduziert die IT-Arbeitsbelastung – Die IT muss nicht mehr jede kleine Aktualisierung übernehmen.

• Sichert Marken-Konsistenz – Das Marketing kann Signaturen aktualisieren, ohne auf die IT warten zu müssen.

• Verbessert die Agilität – HR kann schnell Rekrutierungsbanner bereitstellen. Der Vertrieb kann Signaturen mit Buchungslinks oder Inhalten einfach an die Phase des Funnels anpassen.

• Erhöht die Sicherheit – Berechtigungen verhindern unautorisierte Änderungen oder Fehlkonfigurationen.

Best Practices für rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) 

1. Klare Benutzerrollen und Berechtigungen definieren 

Bevor Zugriff gewährt wird, identifizieren Sie, wer ihn benötigt und in welchem Umfang: 

• IT-Administratoren – Vollständige Kontrolle über die Bereitstellung von Signaturen, Integration und Sicherheitseinstellungen. 

• Marketing und Branding – Können Signaturvorlagen entwerfen und aktualisieren, aber keine IT-Einstellungen ändern. 

• Vertrieb – Kann Signaturen basierend auf Segmenten oder Kampagnen anpassen. 

• Kundenerfolg – Kann Cross-Selling und Up-Selling für bestehende Kunden durchführen sowie Feedback-Umfragen mit einem Klick bereitstellen. 

• HR und Recht – Kann Disclaimer und rechtliche Texte hinzufügen, aber keine Änderungen am Branding vornehmen. 

• Abteilungsleiter – Können Signaturen für ihre Teams in der Vorschau ansehen, jedoch keine Änderungen vornehmen.

2. Rollenbasierter Zugriff in Exclaimer implementieren

Exclaimer bietet granulare Berechtigungen, sodass die IT Kontrolle delegieren kann, ohne die Sicherheit zu gefährden.

So konfigurieren Sie:

1. Melden Sie sich bei Exclaimer an (https://portal.exclaimer.com) 

2. Navigieren Sie zu Einstellungen > Benutzerverwaltung 

3. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen und weisen Sie die entsprechende Rolle zu: 

   • Admin – Vollzugriff auf alle Einstellungen 

   • Designer – Kann Signaturen bearbeiten, aber keine IT-Einstellungen 

   • Viewer – Kann Signaturen anzeigen, aber nicht bearbeiten 

4. Änderungen speichern und Benutzer über ihren neuen Zugriff informieren

3. Zugriff auf kritische IT-Einstellungen einschränken

Um unbefugte Änderungen zu verhindern:

• Beschränken Sie globale Administratorrechte ausschließlich auf IT-Personal.

• Einschränken Sie den Zugriff auf E-Mail-Flussregeln, um Sicherheitsfehlkonfigurationen zu vermeiden.

• Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Benutzer mit Zugriff auf Exclaimer.

4. Genehmigungsworkflows für Signaturänderungen festlegen 

Für zusätzliche Sicherheit können Sie Genehmigungen vor der Veröffentlichung von Änderungen verlangen, zum Beispiel: 

• Marketing reicht Aktualisierungen von Branding-Elementen ein. 

• Rechtsabteilung genehmigt Haftungsausschlüsse, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 

• IT gibt die endgültige Bereitstellung frei, um sicherzustellen, dass die Sicherheit nicht beeinträchtigt wird.

5. Signaturänderungen überwachen und prüfen

Überprüfen Sie regelmäßig Signaturänderungen, um die Einhaltung sicherzustellen:

• Verwenden Sie das Audit-Protokoll von Exclaimer, um nachzuverfolgen, wer Änderungen vorgenommen hat und wann.

• Planen Sie regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass Signaturen den aktuellen Richtlinien entsprechen.

• Führen Sie Sicherheitsprüfungen durch, um zu überprüfen, ob Berechtigungen weiterhin angemessen sind.

Zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung leicht gemacht mit Exclaimer

Mit dem Wachstum von Organisationen wird die manuelle Verwaltung von E-Mail-Signaturen untragbar. Ohne einen zentralisierten Ansatz stehen IT-Teams vor Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und einer steigenden administrativen Belastung.

Durch die Implementierung der zentralisierten E-Mail-Signaturverwaltung von ExclaimerPlattform, die Nutzung von dynamischen Vorlagen und rollenbasierten Berechtigungen, können Unternehmen sicherstellen, dass jede E-Mail professionell, konform und markenkonform ist – ohne ständige IT-Eingriffe. 

Mit Exclaimer können IT-Teams die Arbeitsbelastung reduzieren, andere Teams befähigen und die vollständige Kontrolle über die Signaturbereitstellung an mehreren Standorten, in Abteilungen und auf verschiedenen Geräten behalten. Egal, ob Sie von einem einzelnen Büro zu einem globalen Unternehmen skalieren, ein automatisierter Ansatz stellt sicher, dass jede Signatur konsistent, sicher und optimal an die geschäftlichen Anforderungen angepasst bleibt.

Möchten Sie die Verwaltung von E-Mail-Signaturen für Ihre wachsende Organisation vereinfachen? Starten Sie heute eine kostenlose Testversion von Exclaimer.