Exchange e-mailhandtekeningbeheer: Voorbereiden op SE en daarna

E-mailhandtekeningbeheer in Exchange is altijd handmatig geweest. IT-teams hebben Transportregels, PowerShell-scripts en lokale beleidsregels moeten gebruiken om consistentie te behouden over mailclients en apparaten. Deze methoden zijn uit noodzaak gehandhaafd, niet omdat ze schaalbaar zijn.

Met Exchange Server Subscription Edition (SE) introduceert Microsoft continue updates, stopt het ondersteuning voor legacy-coexistentie, en worden licenties voor hybride implementaties aangescherpt. Exchange 2016, Exchange 2019 en Outlook 2016 bereiken allemaal het einde van de ondersteuning in oktober 2025.

Voor teams die nog steeds e-mailhandtekeningen in Exchange beheren, zal deze overgang de operationele belasting vergroten. Dit artikel bespreekt de impact hiervan op Exchange-omgevingen en hoe gecentraliseerd Exchange e-mailhandtekeningbeheer een duurzame oplossing biedt.

E-mailhandtekeningen beheren in Exchange heeft altijd handmatig werk vereist

Vroege versies waren afhankelijk van client-side scripting

In Exchange 2000 en 2003 werden e-mailhandtekeningen beheerd met behulp van VBScript. Updates werden handmatig op apparaatniveau uitgevoerd. De opmaak verschilde per apparaat en gebruikersgegevens werden niet automatisch gesynchroniseerd. Daarnaast ontbrak centrale beleidsafdwinging.

Transportregels introduceerden gecentraliseerde controle met beperkingen

Exchange 2010 voegde server-side Transportregels toe, waarmee beheerders disclaimers konden toevoegen op het transportlaagniveau. Hoewel deze regels de beleidsdekking verbeterden, ontbraken ze flexibiliteit. Beheerders konden geen ontwerpen toepassen op basis van afdeling of bedrijfsunit, en gebruikers konden de toegepaste handtekening niet zien voordat ze een e-mail verzonden.

Belangrijke beperkingen van handmatig e-mailhandtekeningen beheren in Exchange waren onder andere:

• Geen handtekeningvoorbeeld in Outlook of OWA

• Inconsistente weergave op mobiele clients

• Geen gedetailleerde targeting op gebruikersattribuut of ontvangerstype

• Geen ingebouwde rapportage over beleidsimplementatie

⚠️ Waarschuwing: Transportregels zijn ontworpen voor eenvoudige disclaimers, niet voor volledige e-mailhandtekeningen. Ze ondersteunen geen afbeeldingen, personalisatie op gebruikersniveau of client-side previews.

Waarom organisaties hulpmiddelen van derden hebben geïmplementeerd

Met deze beperkingen ontstond de behoefte aan software die het beheer van Exchange-e-mailsignaturen kon automatiseren. Daarom bracht Exclaimer in 2001 de eerste oplossing van dit soort uit. Dit bood gecentraliseerd sjabloonbeheer en beleidsnaleving op apparaten, platforms en gebruikersgroepen. Dit alles werd bereikt zonder afhankelijkheid van Exchange Transport Rules of scripting.

Naarmate hybride Exchange vaker werd gebruikt en de diversiteit aan clients toenam, werd speciaal ontwikkelde e-mailsignaturesoftware de standaard. Er werden steeds meer oplossingen gelanceerd, die nog meer aan populariteit wonnen met de introductie van Microsoft 365 (Office 365).

⚠️ Waarschuwing: Het cumulatieve update-model van Exchange SE kan zonder waarschuwing verouderde mailflowconfiguraties overschrijven of verstoren. Deze tools zijn niet gevalideerd op compatibiliteit.

Hybride Exchange-omgevingen creëren meer storingspunten voor e-mailsignatures

Hybride Exchange-configuraties vereisen dat IT beleid coördineert tussen Exchange Online en on-premises omgevingen.

Dit houdt vaak in dat logica moet worden gedupliceerd in:

• Exchange Admin Center (EAC) on-prem

• Microsoft 365-mailflowbeleid

• Op groepsbeleid gebaseerde lokale signatureconfiguraties

• PowerShell-scripts voor uitzonderingsgevallen

Deze gefragmenteerde systemen vergroten de kans op inconsistent gedrag.

Veelvoorkomende uitdagingen:

• Server-side signatures die niet zichtbaar zijn in het opstelvenster

• Transport Rules die zich anders gedragen in verschillende omgevingen

• Ontbrekende e-maildisclaimers bij interne berichten of antwoorden

• AD-attribuutconflicten tussen on-prem en Azure AD

• Handmatige aanpassingen na wijzigingen in de Exchange-schemadefinitie of topologie

Aangezien Exchange SE de co-existentie met eerdere versies verwijdert en Software Assurance of Microsoft 365-licenties vereist voor hybride servers, worden deze configuraties niet langer ondersteund. Dit geldt ook voor oudere e-mailsignature-oplossingen voor Exchange.

⚠️ Waarschuwing: AD-attribuutconflicten tussen on-prem en Azure AD zijn een veelvoorkomende oorzaak van gebroken signaturelogica in hybride omgevingen.

Niet-ondersteunde software werkt niet met Exchange SE

Veel organisaties gebruiken nog steeds oudere producten zoals Exclaimer Signature Manager Exchange Edition om e-mailhandtekeningen te beheren.

Deze producten zijn gemaakt voor oudere on-premises Exchange-omgevingen. Ze zijn afhankelijk van instellingen die gekoppeld zijn aan de transportpijplijn, oude authenticatie en vaste directorystructuren.

Deze producten zijn echter niet gevalideerd voor gebruik met Exchange SE. Ze ontvangen geen updates om wijzigingen in de architectuur of het onderhoudsmodel van Microsoft te ondersteunen.

En over Signature Manager Exchange Edition gesproken: die oplossing werd beëindigd in september 2024. Het is ook waarschijnlijk dat andere producten voor on-premises Exchange zullen worden stopgezet, als dat nog niet is gebeurd. Dit betekent dat je geen technische ondersteuning of bugfixes meer zult ontvangen.

Veelvoorkomende beperkingen zijn:

• Geen ondersteuning voor Microsoft's Modern Lifecycle onderhoudscyclus

• Niet compatibel met de REST-gebaseerde admin API van Exchange SE

• Geen native integratie met Entra ID (Azure Active Directory)

• Geen cliëntzijde handtekeningvoorbeeld in Outlook

• Geen gecentraliseerde logging, auditcontroles of gedelegeerde toegang

Hoewel deze producten mogelijk werken op oudere versies van Exchange, zijn ze niet ontworpen om het cumulatieve update-model van SE te ondersteunen. Wijzigingen in mailflow-gedrag, authenticatieprotocollen of transportconfiguratie vereisen mogelijk handmatige aanpassingen om beleidsuitvoering te herstellen.

Het vervangen van deze tools voorafgaand aan een infrastructuurmigratie verkleint het risico en elimineert afhankelijkheden van verouderde systemen. Het zorgt er ook voor dat e-mailhandtekeningbeleid consistent blijft en volledig wordt ondersteund in Exchange SE.

⚠️ Warning: Legacy tools like Signature Manager aren't tested or supported with Exchange SE. Relying on them introduces risk during migration or patching.

Modernisering van het beheer van e-mailhandtekeningen vermindert configuratieoverhead en vereenvoudigt SE-adoptie

Exclaimer’s oplossing voor e-mailhandtekeningbeheer voor Exchange is platformonafhankelijk. Het werkt buiten de beperkingen van Exchange Server-versies, mailstroomregels en lokale beleidsregels.

Handtekeningen worden toegepast aan de serverzijde of de clientzijde, afhankelijk van de configuratie. Het ondersteunt ook Microsoft 365, on-premises Exchange Server en hybride omgevingen.

De oplossing integreert met Entra ID om gebruikersattributen in realtime op te halen. Het ondersteunt handtekeninglogica die consistent wordt toegepast in Outlook desktop, web en mobiele clients, ongeacht hoe e-mails worden gerouteerd.

Belangrijke mogelijkheden gekoppeld aan IT-doelen:

• Gecentraliseerd beleidsbeheer voor zowel on-premises Exchange als Exchange Online. Dit vermindert de duplicatie van regels en elimineert afhankelijkheid van Transport Rules.

• Realtime directorysynchronisatie zorgt ervoor dat e-mailhandtekeningen nauwkeurige gebruikersgegevens van Entra ID weerspiegelen. Dit elimineert de noodzaak van handmatige export of veldmapping.

• Granulaire sjabloontoewijzing maakt variaties mogelijk per business unit, regio of domein zonder meerdere beleidsregels te bewerken.

• Rolgebaseerde delegatie biedt niet-IT-teams toegang tot branding-updates zonder beheerderscontroles in gevaar te brengen.

• Outlook-handtekeningvoorbeeld laat gebruikers de juiste handtekening zien voordat ze verzenden, waardoor IT-supporttickets met betrekking tot opmaakproblemen worden verminderd.

• Campagnebeheerondersteuning maakt het mogelijk om tijdsgebonden banners en disclaimers in te zetten zonder de Exchange-configuratie aan te passen.

Het implementeren van Exclaimer vóór de uitrol van Exchange SE of een Microsoft 365-migratie ontkoppelt het beheer van e-mailhandtekeningen van infrastructuurprojecten. IT kan consistente resultaten behouden tijdens mailboxverplaatsingen, schemawijzigingen en clientovergangen, en dat alles zonder beleidsregels telkens opnieuw te moeten configureren wanneer de mailomgeving verandert.

Beheer van e-mailhandtekeningen zou niet afhankelijk moeten zijn van Exchange-versiecompatibiliteit 

Exchange SE verschuift Microsoft’s ondersteuningsmodel naar continue updates, moderne API's en een kort servicevenster.

Handmatige configuraties, zoals Transport Rules, PowerShell-scripts of met Groepsbeleid toegepaste Outlook-sjablonen, zullen steeds moeilijker worden. 

Exclaimer verwijdert deze afhankelijkheid van versies. Het biedt één centraal beheerpunt voor Exchange Server, Exchange Online en hybride e-mailstromen.  

Voor IT-teams betekent dit: 

• Geen herwerk na cumulatieve updates 

• Geen hervalidatie van Transport Rules na schema- of connectorwijzigingen 

• Geen onderhoud van mailboxinstellingen of Outlook-specifieke formaten 

• Minder inspanning bij Exchange-migraties of Microsoft 365-overstappen 

Maar bovenal betekent het consequent gebrandmerkte e-mailhandtekeningen op alle apparaten. Het maakt niet uit waar mailboxen zich bevinden of hoe berichten worden gerouteerd. Hierdoor kunnen IT-teams zich richten op belangrijke infrastructuurprojecten, in plaats van opnieuw op te bouwen wat eerst werkte. 

Zie hoe Exclaimer het beheer van e-mailhandtekeningen voor Exchange vereenvoudigt