Gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer: Een stapsgewijze implementatiegids voor IT

Zonder een gecentraliseerd platform voor e-mailhandtekeningenbeheer is het bijna onmogelijk om merkconsistentie, naleving en veiligheid te handhaven bij mogelijk honderden of duizenden medewerkers.

Handmatig e-mailhandtekeningen beheren betekent vertrouwen op individuele gebruikers om hun eigen sjablonen bij te werken, ontwerpen te kopiëren en plakken of mailstroomregels op serverniveau toe te passen. Maar laten we eerlijk zijn—de meeste medewerkers zullen niet twee keer nadenken over het aanpassen van hun handtekeningen, en andere handmatige processen zorgen ervoor dat handtekeningontwerpen breken. Het resultaat? Een mix van inconsistente, niet-conforme en zelfs risicovolle e-mailhandtekeningen die rondgaan in zakelijke e-mails.

Een gecentraliseerde oplossing voor e-mailhandtekeningbeheer lost deze problemen op door IT volledige controle te geven over het ontwerp, de implementatie en updates van handtekeningen. Dit zorgt ervoor dat elke e-mail voldoet aan de merkstandaarden, verplichte disclaimers bevat en veiligheidsrisico's vermindert—zonder dat IT individuele gebruikers hoeft te betrekken of vervelende omwegen hoeft te maken.

In deze gids bekijken we:

• Hoe u gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer instelt voor Microsoft 365 (Office 365)

• Hoe u gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer instelt voor Google Workspace (G Suite)

• Delegatie en toegangsbeheer

Hoe Exclaimer’s gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer instellen in Microsoft 365 en Google Workspace

Deze handleiding beschrijft het installatieproces voor Microsoft 365 en Google Workspace, zodat IT-teams volledig kunnen profiteren van gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer.

6 stappen voor het instellen van gecentraliseerd e-mailhandtekeningenbeheer in Microsoft 365 met Exclaimer

Met Exclaimer kunnen Microsoft 365-gebruikers het beheer van e-mailhandtekeningen automatiseren en centraliseren, zodat elke e-mail gebrand, veilig en compliant is—zonder tussenkomst van de gebruiker.

Hier zijn de stappen om Exclaimer voor Office 365 te implementeren:

Stap 1: Voorbereiding op de integratie met Exclaimer

Voordat u begint, zorg ervoor dat u beschikt over: 

• Global Admin-toegang tot uw Microsoft 365-tenant 

• Een Exclaimer-abonnement 

Stap 2: Verbind Microsoft 365 met Exclaimer

1. Log in op het Exclaimer Portal (https://portal.exclaimer.com).

2. Klik op Signatures en vervolgens op Start Setup.

3. Selecteer Microsoft 365 en klik op Authorize.

4. Log in met je Microsoft 365 Global Admin-gegevens.

5. Geef Exclaimer de benodigde machtigingen om e-mailsignaturen te beheren.

6. Wacht tot Exclaimer gebruikers synchroniseert en configuratie-instellingen toepast.

Stap 3: Handtekeningregels en gebruikers toewijzen instellen 

1. Ga naar Handtekeningen > Handtekeningontwerper. 

2. Kies een bestaande sjabloon of maak een nieuwe handtekening met de editor van Exclaimer. 

3. Gebruik dynamische velden (bijv. Naam, Functietitel, Afdeling) om handtekeningen te personaliseren. 

4. Onder Handtekeningregels, wijs handtekeningen toe op basis van: 

   
   

   • Afdelingen (bijv. HR, Verkoop, IT) 

   • Domeinen of e-mailadressen 

   • Apparaat of platform (Outlook, mobiel, webmail, enz.) 

5. Klik op Opslaan & Toepassen. 

Stap 4: Exclaimer implementeren in uw organisatie 

1. Ga naar Mail Flow Settings in het Exclaimer-portaal. 

2. Kies Server-Side of Client-Side handtekeningimplementatie: 

   • Server-Side: Past automatisch handtekeningen toe op alle uitgaande e-mails (ideaal voor naleving van regelgeving). 

   • Client-Side: Stelt gebruikers in staat hun handtekening te zien en te selecteren voordat ze e-mails verzenden. 

3. Klik op Inschakelen en test de configuratie. 

Stap 5: Test en verifieer je e-mailhandtekeningen 

• Stuur test-e-mails vanaf meerdere apparaten (desktop, mobiel, Outlook). 

• Controleer of de juiste handtekening voor elke gebruiker verschijnt. 

• Bevestig dat disclaimers, branding en dynamische velden correct werken.

Stap 6: Doorlopend beheer en optimalisatie

Met Exclaimer kunnen IT-teams:

• Handtekeningprestaties monitoren met analytics

• Updates direct toepassen binnen de hele organisatie

• Onboarding & offboarding automatiseren voor nieuwe werknemers

Hulp nodig bij het oplossen van problemen? Bekijk Exclaimer’s ondersteuningspagina.

Hoe gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer in Google Workspace instellen met Exclaimer 

Met Exclaimer kunnen Google Workspace-gebruikers e-mailhandtekeningbeheer centraliseren zodat elke e-mail voldoet aan de merk- en beveiligingsrichtlijnen. 

Stap 1: Voorbereiden op Exclaimer-integratie 

Voordat u begint, zorg ervoor dat u het volgende hebt: 

• Google Workspace Super Admin-toegang 

• Een Exclaimer-abonnement geconfigureerd voor Google Workspace

Stap 2: Verbind Google Workspace met Exclaimer 

1. Log in op de Exclaimer Portal (https://portal.exclaimer.com) 

2. Klik op Handtekeningen en vervolgens op Installatie starten 

3. Selecteer Google Workspace en klik op Autoriseren 

4. Log in met je Google Workspace Super Admin-gegevens 

5. Geef Exclaimer API-toegang om Gmail-handtekeningen te beheren 

6. Wacht tot Exclaimer gebruikersgegevens en instellingen synchroniseert 

Stap 3: Maak en wijs e-mailhandtekeningen toe 

1. Ga naar Handtekeningen > Handtekening Ontwerper 

2. Kies een vooraf ontworpen sjabloon of maak een aangepaste handtekening 

3. Gebruik dynamische velden (bijv. {givenName}, {title}, {company}) om gebruikersgegevens automatisch in te vullen 

4. Stel onder Handtekeningenregels voorwaarden in op basis van: 

   • Afdeling of gebruikersgroepen (Marketing, Verkoop, Support, etc.) 

     
     

   • Google Workspace domains 

   • Devices (Desktop, Mobile, Webmail) 

5. Klik op Opslaan en Toepassen

Stap 4: Exclaimer-handtekeningen implementeren in Gmail 

1. Ga naar Gmail-handtekeningimplementatie in Exclaimer 

2. Kies uit: 

   • Server-side handtekeningen – Automatisch toegepast bij het verzenden van e-mails 

   • Client-side handtekeningen – Gebruikers zien hun handtekeningen voordat ze verzenden

3. Klik op Deployment inschakelen

Stap 5: Test en verifieer je handtekeningen 

1. Stuur test-e-mails vanaf verschillende apparaten 

2. Controleer of handtekeningen correct worden weergegeven in Gmail, mobiele apps en webmail 

3. Bevestig dat disclaimers, branding en dynamische velden correct worden weergegeven 

Stap 6: Doorlopende beheer en optimalisatie

Met Exclaimer dat uw Google Workspace-e-mailsignaturen beheert, kan IT:

• 100% naleving garanderen van beveiligingsbeleid

• Direct updates toepassen op alle gebruikers

• E-mailbetrokkenheid monitoren bij het gebruik van banners en CTA's

Hulp nodig? Bezoek Exclaimer’s supportpagina.

Delegatie en toegangsbeheer: Hoe IT bredere teams kan versterken zonder veiligheid te verliezen

Marketing-, HR-, Sales-, CS- en Compliance-teams hebben vaak controle nodig over branding, banners en juridische disclaimers. Maar volledige toegang geven tot IT-systemen kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen. 

Met gecentraliseerd beheer van e-mailhandtekeningen en rolgebaseerde permissies kan IT handtekeningenupdates delegeren terwijl de veiligheid, compliance en controle behouden blijven, en zo helpt het: 

• Vermindert IT-werkdruk – IT hoeft niet langer elke kleine update te beheren.

• Zorgt voor consistente branding – Marketing kan handtekeningen bijwerken zonder op IT te wachten.

• Verbetert flexibiliteit – HR kan snel wervingsbanners implementeren. Sales kan eenvoudig handtekeningen aanpassen met boekingslinks of content op basis van de fase in de funnel van een prospect.

• Verhoogt de beveiliging – Machtigingen voorkomen ongeautoriseerde wijzigingen of verkeerde configuraties.

Best practices voor role-based access control (RBAC)

1. Definieer duidelijke gebruikersrollen en rechten 

Bepaal voordat u toegang toewijst wie toegang nodig heeft en in welke mate: 

• IT-beheerders – Volledige controle over de implementatie van handtekeningen, integratie en beveiligingsinstellingen.

• Marketing en Merk – Kunnen handtekeningtemplates ontwerpen en bijwerken, maar geen IT-instellingen wijzigen.

• Sales – Kunnen handtekeningen aanpassen op basis van segment of campagne.

• Customer Success – Kunnen cross-sell en up-sell toepassen bij bestaande klanten en één-klik feedbackenquêtes inzetten.

• HR en Juridisch – Kunnen disclaimers en juridische teksten toevoegen, maar geen branding wijzigen.

• Afdelingshoofden – Kunnen handtekeningen voor hun teams bekijken maar geen wijzigingen aanbrengen.

2. Rolgebaseerde toegang implementeren in Exclaimer 

Exclaimer biedt granulaire machtigingen zodat IT controle kan delegeren zonder de beveiliging in gevaar te brengen.  

Om te configureren: 

1. Log in bij Exclaimer (https://portal.exclaimer.com) 

2. Ga naar Instellingen > Gebruikersbeheer 

3. Klik op Gebruiker toevoegen en wijs de juiste rol toe: 

   • Admin – Volledige toegang tot alle instellingen 

   • Ontwerper – Kan handtekeningen bewerken, maar geen IT-instellingen 

   • Viewer – Kan handtekeningen bekijken, maar niet bewerken

4. Sla wijzigingen op en informeer gebruikers over hun nieuwe toegang 

3. Beperk toegang tot kritieke IT-instellingen

Om ongeautoriseerde wijzigingen te voorkomen:

• Beperk Global Admin-rechten tot alleen IT-personeel.

• Beperk toegang tot mail flow-regels om beveiligingsmisconfiguraties te voorkomen.

• Schakel Multi-Factor Authenticatie (MFA) in voor alle gebruikers met toegang tot Exclaimer.

4. Stel goedkeuringsworkflows in voor handtekeningwijzigingen

Voor extra veiligheid, vereis goedkeuringen voordat wijzigingen worden gepubliceerd, bijvoorbeeld:

• Marketing dient updates in voor branding-elementen.

• Juridisch keurt disclaimers goed om aan nalevingsvereisten te voldoen.

• IT geeft de laatste goedkeuring om ervoor te zorgen dat de beveiliging niet in gevaar komt.

5. Controleer en audit handtekeningwijzigingen 

Bekijk regelmatig handtekeningwijzigingen om naleving te waarborgen: 

• Gebruik de auditlogboek van Exclaimer om bij te houden wie updates heeft gemaakt en wanneer. 

• Plan periodieke controles om ervoor te zorgen dat handtekeningen voldoen aan het huidige beleid. 

• Voer beveiligingsaudits uit om te verifiëren dat de machtigingen correct blijven.

Gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer eenvoudig gemaakt met Exclaimer

Naarmate organisaties groeien, wordt het handmatig beheren van e-mailhandtekeningen onhoudbaar. Zonder een gecentraliseerde aanpak worden IT-teams geconfronteerd met inconsistenties, risico’s op niet-naleving en een toenemende administratieve last.  

Door gebruik te maken van Exclaimer’s gecentraliseerde e-mailhandtekeningbeheerplatform, dynamische sjablonen te benutten en rolgebaseerde machtigingen toe te passen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat elke e-mail professioneel, compliant en on-brand is—zonder constante tussenkomst van IT.  

Met Exclaimer kan IT de werkdruk verminderen, andere teams ondersteunen en volledige controle behouden over de implementatie van handtekeningen in meerdere locaties, afdelingen en apparaten. Of het nu gaat om opschalen van één kantoor naar een wereldwijd bedrijf, een geautomatiseerde aanpak zorgt ervoor dat elke handtekening consistent, veilig en geoptimaliseerd blijft voor zakelijke behoeften.  

Wil je het beheer van e-mailhandtekeningen vereenvoudigen voor jouw groeiende organisatie? Start vandaag nog een gratis proefperiode van Exclaimer.