Outlook e-mailhandtekeningen op schaal beheren: De handleiding voor IT-beheerders

Als je Microsoft 365 beheert, ben je verantwoordelijk voor uptime, beveiliging en een soepel verloop van processen. Handmatig Outlook e-mailhandtekeningen aanpassen hoort daar niet bij.

Toch komt het steeds weer op jouw to-do lijstje terecht. Marketing wil een banner toevoegen voor een campagne. HR wil genderneutrale aanspreekvormen toevoegen voor Pride. Juridische zaken heeft een nieuwe disclaimer nodig vóór maandag. Zonder centrale controle belanden al deze verzoeken bij jou.

In plaats van focussen op prioriteiten, ben je bezig met tickets over opmaakproblemen, achtervolg je inconsistente handtekeningen en werk je om de beperkingen van Outlook-clients heen. Het is repetitief, onnodig en kostbare tijd. Tijd die je niet hebt.

Waarom het beheren van Outlook e-mailhandtekeningen moeilijker is dan het lijkt

Handtekeninggedrag verschilt per Outlook-client

Elke Outlook-client slaat e-mailhandtekeningen op en past ze anders toe. Die inconsistentie zit ingebouwd:

Geen synchronisatie tussen Outlook-clients betekent dat gebruikers vaak verouderde of inconsistente handtekeningen versturen wanneer ze van apparaat wisselen.

Gebruikers brengen meer risico met zich mee

Zonder gecentraliseerd e-mailhandtekeningbeheer kunnen gebruikers:

• Hun Outlook-handtekeningen verwijderen of uitschakelen

• Verouderde e-mailhandtekeninginhoud hergebruiken die is gekopieerd uit oudere e-mails of templates

• Niet-goedgekeurd e-mailhandtekeningontwerp of contactgegevens gebruiken

• Verplichte e-maildisclaimers weglaten

Het aanbieden van sjablonen en trainingen helpt, maar lost het probleem niet volledig op. Je hebt geen volledige controle over wat mensen versturen.

Updates zijn onbetrouwbaar en IT heeft geen zichtbaarheid

Handmatige updates zijn onbetrouwbaar, waardoor IT geen manier heeft om gebruik bij te houden of te bevestigen:

• Massamails waarin gebruikers worden gevraagd hun Outlook-handtekeningen te updaten, werken zelden

• Inlogscripts bereiken geen externe gebruikers of gebruikers die VPN's gebruiken

• Zelfs wanneer updates worden gepusht vanuit het Microsoft 365-beheercentrum, worden ze mogelijk niet doorgevoerd in Outlook Desktop tenzij gebruikers de client opnieuw opstarten

Er is geen duidelijke manier om adoptie te verifiëren of compliance te controleren.

Wat gecentraliseerd Outlook-handtekeningbeheer eigenlijk betekent

Gecentraliseerd vs gebruikersgebaseerd beheer

Veelvoorkomende uitdagingen bij het beheren van Outlook-handtekeningen

Wanneer e-mailhandtekeningen geüpdatet moeten worden, beginnen de meeste IT-teams met wat ze kennen: PowerShell-scripts, Groepsbeleid, Exchange (Office 365) transportregels. Hoewel deze methoden bekend en niet al te ingewikkeld zijn, zijn ze niet ontworpen voor schaalvergroting.

Kort gezegd, de ingebouwde tools in Microsoft 365 zijn niet ontworpen voor moderne IT-omgevingen. Ze zijn hooguit bedoeld om platte tekst toe te voegen aan het einde van een e-mail. Ze zijn niet geschikt voor e-mailsjablonen met merk- of marketingelementen.

Nog erger, deze tools zijn onbetrouwbaar, verhogen het risico op inconsistenties en plaatsen IT in een reactieve rol zonder de controle of zichtbaarheid die nodig is.

Kwantificeren van de inefficiënties van handmatig Outlook-handtekeningenbeheer

Waarom gecentraliseerd beheer van Outlook-e-mailhandtekeningen essentieel is voor IT

Gecentraliseerd beheer van Outlook-e-mailhandtekeningen geeft IT de zichtbaarheid en controle die Microsoft 365-omgevingen nodig hebben. In plaats van problemen met opmaak op te lossen of kwetsbare scripts te onderhouden, beheert IT alles vanuit één platform zonder elk detail zelf te hoeven regelen.

Wat gecentraliseerde controle mogelijk maakt voor IT

Exclaimer: Speciaal ontworpen voor Outlook-handtekeningbeheer op schaal

Exclaimer lost de uitdagingen op waarmee IT-teams worden geconfronteerd bij het beheer van handtekeningen in Microsoft 365. In plaats van oplossingen aan elkaar te knopen, krijgt u een platform met de controle, automatisering en native integratie die IT nodig heeft.

Vereenvoudig vandaag nog het beheer van Outlook-handtekeningen 

Het beheren van Outlook-e-mailsignatures hoeft geen tijdrovende taak te zijn. Met Exclaimer is het dat ook niet.  

Start een gratis proefperiode en ontdek hoeveel tijd je kunt besparen.